Perché il Responsabile Qualità deve gestire i fornitori senza carta

Siamo alle solite, qui si parla di una scelta di campo.

Sei il Responsabile Qualità di una PMI Italiana, vorresti dare il tuo contributo alla azienda per cui lavori, ma ti senti trascurato e tutte le tue proposte vengono messe nel cassetto.

Insomma, ti senti di non contare un bel niente, e un po’ sei stufo di questa situazione, ma dove trovare un lavoro migliore in cui potersi esprimere in modo adeguato?

Prima di avviare la ricerca di un nuovo lavoro ti suggerisco di riflettere un poco su quello che ho da dirti oggi con questo articolo: il problema che hai tu non è raro e, te lo confesso, lo hanno anche la maggior parte dei consulenti che si occupano di qualità.

Gli imprenditori si dotano di un sistema qualità, non per migliorare la propria azienda (proclami a parte), ma per avere il certificato e, una volta ottenuto, tutta la struttura creata diventa un fastidio.

Attenzione, con questo non voglio esprimere giudizi negativi sugli imprenditori che hanno mille problemi al giorno da risolvere, ma lo dico perché è giusto che tu sappia come è la situazione. Anche io, che gestisco direttamente le mie società, spesso e volentieri sono tentato dal bypassare procedure e di fidarmi sulla parola della collaborazione delle persone, ma, dopo tanti anni sul campo, ho imparato che non è quasi mai la cosa giusta da fare e quindi cerco di avere sempre un sistema qualità attivo ed efficace, cercando semmai di ottimizzarlo continuamente.

Ed è proprio qui che entrano in gioco i Responsabili Qualità, i quali, se si limitano a dire “bisogna fare questo perché lo dice la norma”, l’unica cosa che otterranno sarà quella di rendersi ulteriormente invisi dall’imprenditore che, nel frattempo, ha noie con i clienti, le banche, i fornitori, ecc…

Io in questo momento presiedo società di servizi che sono leader in Italia nei loro settori e non posso permettermi di fare le cose a voce, o di avere collaboratori/manager che non utilizzino strumenti efficaci e moderni, e quindi realizzo in MyMax tantissime funzioni con cui i miei Responsabili Qualità possono interagire alla grande con me, tenermi informato degli andamenti e darmi aiuti concreti in totale autonomia.

Oggi vorrei parlarti, per esempio, del perché è impensabile gestire i fornitori con moduli cartacei, o fogli di Excel: la certificazione la prendi lo stesso, ma in realtà gestisci poco o niente e la tua posizione professionale è da utile idiota.

Do you understand?

Devo portare 200 clienti ad un corso che dura 3 giorni

Questa volta, oltre a spiegarvi cosa potete fare (in larga parte gratuitamente) con MyMax, vi parlo di una attività che svolgo con la mia società WIN the BANK s.r.l. che è la prima, e tuttora unica, in Italia a spiegare la negoziazione bancaria (quella che serve per ottenere credito dalle banche).

In pratica il contesto è il seguente:

• ai miei corsi partecipano circa 200 imprenditori (clienti)
• i corsi durano 3 giorni e quindi, oltre alle aule, devo prevedere per i pernottamenti, pranzi e cene dei partecipanti (i Centri Congressi sono i fornitori e hanno lead time di 12 mesi)
• i partecipanti ricevono materiale didattico che devo far stampare o acquistare prima (i Tipografi sono i fornitori di manuali e/o prodotti di cancelleria)
• i materiali didattici sono realizzati da copywriter e grafici che sono fornitori
• durante i corsi c’è del personale in staff che assiste gli allievi (personale esterno, autonomo, in pratica fornitori, che deve avere delle competenze minime)
• i corsi sono normalmente videoregistrati e quindi ci sono tecnici audio e video come fornitori.

Se sei un Responsabile Qualità, al di là delle finalità della società e del tipo di servizio erogato, ora ti pongo delle domande a cui vorrei che tu rispondessi mentalmente prima di procedere con la lettura dell’articolo:

1. il servizio prevede l’utilizzo di varie tipologie di fornitori (io ne ho elencate alcune ma sono molte di più): che caratteristiche/requisiti devono avere per poter essere utilizzate costantemente?
2. come fare a tenere sotto controllo tutti i fornitori, garantendo il rispetto dei requisiti di legge (per esempio vi sono varie problematiche relative alla privacy ed alla sicurezza)?
3. come identificare, analizzare e mettere sotto controllo i rischi dei processi appena descritti?

Te lo dico subito: se il problema è ottenere una certificazione la questione si risolve in 10 minuti con una procedura generica e quattro cavolate.

Se l’obiettivo invece è avere 200 clienti soddisfatti ed il conto economico a posto la questione cambia notevolmente ed ecco perché da me non è ammesso la gestione cartacea, o, peggio, verbale.

Uno sguardo a MyMax e alle funzioni di cui dispongo

Quello che vedi sotto è il menu di gestione dei fornitori di MyMax Work.

C’è tanta roba vero?

Per forza, perché gestire un fornitore non significa soltanto fargli degli ordini e controllare che le fatture siano corrette (cosa che fa qualsiasi software gestionale che usano gli impiegati amministrativi), ma, se sei un Responsabile Qualità, devi essere certi di avere sotto controllo ogni aspetto del rapporto tra te e chi ti fornisce prodotti/servizi.

Fino ad oggi ti sei preoccupato solo di approvare i fornitori (cosa che ancora vedo fare dei fogli di Excel immondi, inutili e che nessun imprenditore guarderà mai), ma sei veramente sicuro che ciò che fai sia utile?

Secondo te, a me che sono l’imprenditore, dai miei preziosi collaboratori interessa ricevere un foglio di Excel con l’elenco dei Centri Congressi utilizzabili, o che i Centri Congressi collaborino con noi perché ci ritengono un buon cliente, prevenendo, con noi, ogni possibile rischio di insuccesso?

Vi posso assicurare che i migliori fornitori con cui oggi collaboro sono quelli che, dopo un problema nell’erogazione del servizio, si sono messi con noi a fare le azioni correttive per evitare il ripetersi degli inconvenienti: un giorno, per esempio, nella stessa struttura in cui stavamo facendo un importante corso con dei professionisti, alloggiò una squadra di calcio di serie A.

Purtroppo il personale della sicurezza della squadra creò molti problemi al nostro staff ed ai nostri clienti; la Direzione del Centro Congressi ha tentato di gestire il problema nell’immediato ma, vista la bassa soddisfazione dei clienti, ha provveduto successivamente ad intervenire personalmente su ogni singolo corsista per scusarsi dell’accaduto, e, più importante, a creare apposite procedure per i nostri corsi per evitare il ripetersi di simili fatti. Ad oggi la collaborazione e la soddisfazione sono ai massimi livelli.

Quali sono i miei fornitori che influiscono sulla qualità del servizio

Come dicevo sopra io utilizzo MyMax ed ecco l’elenco fornitori (i dati che vedi sono esempi):

Queste sono le funzioni disponibili per chi ha acquistato la licenza MyMax PRO.

Per ogni fornitore sono disponibili direttamente nell’elenco (ovviamente configurabile se hai la licenza MyMax PRO):

• Chi gestisce il fornitore
• Che categoria di fornitore è
• Che certificazioni ha e quando scadono
• Livello max PPM
• Tutti i documenti (anche caricati online) che lo riguardano
• Le non conformità che lo riguardano
• I contratti (con durata e scadenza)
• I DUVRI
• I DURC
• I Piani di Miglioramento
• I Questionari di valutazione
• I processi del fornitore e relativa qualifica
• Note e scadenze

Se queste informazioni non ti bastano, basta entrare nella scheda del fornitore per attivarne molte altre (se hai la licenza MyMax PRO):

In questa pagina, oltre ai dati (Utente e password) per l’accesso del fornitore alla sua area riservata in cui scambia informazioni con te, puoi utilizzare le funzioni di:

• gestione dei suoi mezzi di trasporto
• riferimenti e contatti della sua azienda
• dati relativi ai suoi limiti max di nc, dati prima valutazione e accettazione Privacy e Social Accontability
• gestione dei campioni iniziali
• gestione consegne
• gestione reclami
• analisi dei rischi

Gestire i Rischi

La gestione dei rischi (fatta bene) prevede che ogni rischio individuato sia, in qualche modo, analizzato e, ove necessario, segua una azione correttiva.

Se domani mattina il mio staff ritiene che un determinato tipografo possa non essere in grado di fornire in tempo il materiale per il corso X, non fa altro che accedere all’area rischi ed effettuare l’analisi, informandomi dove dovesse servire una azione correttiva.

Se tu pensi che sia possibile fare tutto, seriamente, con la carta o con Excel, sappi che sei sulla strada errata.

Qui sei in grado di eliminare i rischi di non ricordare cosa devi fare, cosa hai detto ai fornitori e che impegni ti sei preso.

Immagina, per esempio, le problematiche relativa alla sicurezza ed alla privacy che devo considerare quando ho personale esterno che mi fa da assistente in aula: qui inserisco i contratti (verificati dal legale, sempre) e mi accerto di avere le loro accettazioni.

Importantissima per me poi è la verifica dei requisiti del fornitore dopo ogni singolo corso: se c’è anche il minimo problema lo voglio risolvere subito perchè, in modo particolare con i Centri Congressi, le aule si prenotano un anno prima, altrimenti non trovi posto.

Come puoi procedere

MyMax lo puoi utilizzare gratuitamente per le sue funzioni di base (ormai lo sanno anche i sassi).

Basta che ti registri e accetti il regolamento privacy.

Da quel momento puoi fare una marea di cose totalmente online ed abbandonare progressivamente, ma velocemente, la carta e diventare utile per il tuo datore di lavoro.

Se vuoi utilizzare le centinaia di funzioni avanzate, configurandole secondo i tuoi gusti e necessità, non hai altro da fare che pagare annualmente una piccolissima cifra di contributo spese (ci pago le bollette ed i servizi web che ti metto a disposizione), ed entrerai in un mondo degno dei manager più blasonati e che operano nelle grandi aziende.

Con il prezzo di tre cappuccini al giorno…

… hai gli strumenti da super manager e gestire un sistema qualità che farà (finalmente) contento chi ti paga lo stipendio, e ti permetterà di gestire senza cartacce i processi principali della tua azienda.

E vedrai che anche i valutatori ISO 9001:2015 ti faranno i complimenti.

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