Perché chi gestisce i Clienti usa Excel (e non dovrebbe)?

Premetto subito che questo non è un articolo che parla male di Excel, la cui utilità e potenza è indiscutibile. Ma uno strumento che va bene per tutto e per tutti non esiste, e se si chiama “Foglio di Calcolo”, e non database, un motivo ci sarà.

Oggi vi regalo uno strumento utilissimo per registrare ogni contatto con i vostri clienti, effettivi e potenziali, senza usare Excel (e nemmeno nessun altro applicativo da PC). Io lo faccio di mestiere, parlo ogni giorno con imprenditori che si informano sui prodotti che vendo e con cui faccio accordi che, di solito, comportano scadenze. Come si fa a gestire tutta questa mole di dati senza uno strumento sviluppato appositamente?

Sul mercato vi sono una infinità di CRM, ma quello che oggi vedrai è stato sviluppato da me (che non faccio l’informatico di mestiere, ma conosco l’informatica e la uso per risolvere i miei problemi pratici) per registrare mole di dati importanti, condividerli con i collaboratori e, soprattutto, essere avvisato quando si arriva ad una scadenza.

La vita di un Commerciale

Intanto considera che un Commerciale è colui che è alla ricerca di Clienti e gli fa poi firmare un contratto, e quindi, che tu sia un imprenditore, un Commercialista, un Avvocato, ecc…, se hai a che fare con i Clienti sei un venditore. Quello che vedrai oggi però è uno strumento che potrà esserti utile anche nello svolgimento della tua professione.

Facciamo un paio di esempi e poi mi dirai tu se ho torto (impossibile) o ragione.

1. Un potenziale Cliente manda una mail per essere contattato. Tu disponi dei pochi dati che ti ha inviato (di solito il nome, il telefono, la mail ed il motivo del contatto) e li devi registrare da qualche parte per non perderli. Poi lo chiami e lui ti dice di ritelefonargli il giorno successivo alle 14:30. A quel punto devi registrare l’evento. Il giorno successivo lo chiami, gli spieghi i tuoi prodotti/servizi, gli fai tutte le domande che prevede il tuo processo di vendita, e lui ti dice di richiamarlo dopo 2 giorni. Devi registrare tutto se vuoi evitare di dimenticare o fare confusione (io ammetto che ormai, visto il numero di contatti, farei fatica a non confondere le persone), e poi andrai avanti con le chiamate e le registrazioni fino a quando la trattativa si chiude (spero bene).
2. Un Cliente chiama il suo Commercialista e gli sotto pone un problema. Il Professionista deve registrare ogni requisito espresso dal cliente, le ore impiegate per la consulenza, e, via via, ogni contatto ed accordo intercorso tra le parti.

Pensi di poter fare efficacemente tutto questo con Excel? Sono d’accordo sul fatto che Excel ce l’hai lì bello comodo, non ti chiede password, scrivi quello che vuoi, ecc…, ma come fai a capirci qualcosa quando i dati sono tanti? E se li perdi, cancelli…?

Ammetto di aver fatto fuori vari Commerciali che insistevano ad utilizzare sistemi non seri solo per non fare fatica. Loro pensavano che comodi loro, comodi tutti, ma se un mio collaboratore deve intervenire sui dati che io ho registrato, come fa con l’Excel?

Non mi parlate di cartelle condivise in rete, perché comunque la lettura analogica dei dati comporta un rischio di fare cazzate che è altissimo. Mi rendo però conto che l’analfabetismo funzionale in Italia sia molto diffuso e quindi comprendo perché si arrivi a qualunque malvezzo, purché gratis.

Quindi se sei un fan del fancazzismo disorganizzato vai pure ad attivare gratis Google Drive e condividi quello che vuoi: magari accertati di non violare leggi sulla privacy e che i lettori dei tuoi bellissimi elenchi di dati non commettano errori: “Avevo scritto che dovevi chiamare ieri quel cliente perché poi sarebbe partito per Dubai! Ora come faccio a recuperarlo?”. Quante volte sono successi casi del genere?

Una piccola avvertenza: qualunque sia lo strumento che usi, la qualità dei dati e delle informazioni registrate dipende solo da te.

Lo strumento giusto per te

Come sempre in questi articoli non voglio fare una guida di utilizzo di ciò che ti propongo, e quindi procedo con una descrizione semplice, ma che sorto che stuzzicherà la tua curiosità.

La prima cosa da fare è visitare la pagina www.mmax.it e creare un account gratuito.

Una volta completata questa semplice procedura, accedi all’area Clienti.

Ora non ti resta che inserire i dati del Cliente con cui sei in contatto:

Una volta salvati i dati, nella pagina compaiono nuovi tasti come puoi vedere nell’immagine sotto.

Sta a te scoprirne le potenti funzioni (il portale MyMax è documentato), ma qui ti voglio solo far notare il tasto Note, che apre la pagina qui sotto:

Da questa pagina potrai registrare cosa ti sei detto con il cliente, impostare una scadenza se lo devi richiamare o deve seguire un’altra attività, e, usando i vari comandi, inviare ad un collaboratore interessato la tua nota.

Come potrai appurare anche tu facilmente, vedrai che via via si compilerà la storia del rapporto con il tuo cliente, che non potrà più dirti una cosa per un’altra.

Prova a farlo con Excel!

Conclusioni

Sebbene Excel sia un potente foglio di calcolo, non è adatto per gestire la storia dei tuoi clienti.

Usa il portale www.mmax.it e riuscirai con uno strumento professionale a sfruttare tutto il valore dei tuoi contatti e delle consulenze che avrai prestato.

Io ti ho avvisato: poi quando il Cliente ti prenderà in giro perché non hai le informazioni disponibili, vedrai che penserai a queste parole con rammarico.

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