Per chi fa qualità Excel non va bene: fa perdere tempo e dati

In questi giorni ho terminato un nuovo corso e ho la necessità di contattare decine e decine di clienti per conoscere il loro giudizio e concordare nuove azioni operative.

Mi hanno fornito un elenco in Excel con l’elenco ed ho iniziato a telefonare.

Chi fa lavori che prevedano il contatto telefonico di tante persone, con registrazione delle varie comunicazioni, sa in quale mare tempestoso mi sto trovando.

Uno non c’è. l’altro mi dice di chiamarlo più tardi, l’altro ancora che mi chiama lui…

Con il mio bel foglio di Excel registro la data e la risposta, ma per quasi tutti è necessaria una nuova telefonata e, soprattutto, bisogna ricordarsi di chiamare entro una certa data. Dove le scrivo tutte queste cose in Excel?

Dopo un giorno di duro lavoro, guardando il mio file di Excel pieno di dati e celle evidenziate in vari colori per ricordarsi cosa avrei dovuto fare l’indomani, ho alzato bandiera bianca e, di notte, ho preso in mano MyMax Work e, alle tante applicazioni esistenti, ho inserito tutte le funzioni che mi servivano per gestire tutto sto casino di dati e scadenze.

In pratica volevo uno strumento semplice dove, per ogni cliente, poter registrare via via le varie telefonate che facevo indicando accordi e scadenze.

Sono strumenti che qualunque commerciale dovrebbe avere e che solo quelli con un buon CRM hanno: per questo motivo mi sono messo la mano sulla coscienza ed ho deciso di rendere free le nuove funzioni.

Tutti le potete usare gratis, basta registrarsi su MyMax Work.

Iniziamo ad inserire i clienti/contatti

Tutte le aziende possono venire in contatto con nuovi potenziali clienti e, da lì, iniziare una serie di telefonate/incontri per chiudere ordini. Chiamiamo questi contatti Clienti Provvisori e gestiamoli in MyMax Work.

Entra in MyMax Work ed accedi al menu dell’area Clienti

Ora entra in Elenco Clienti:

Nel nostro esempio ho inserito un solo cliente di prova, ma potrai inserire tutti i clienti che vuoi.

Ora clicca il tastino Modifica (Mod.) ed accedi alla pagina anagrafica del tuo Cliente:

Qui trovi tutti i dati del Cliente che avrai precedentemente inserito (nota che, in questo caso, ho spuntato la casella Provvisorio per indicare che questo è solo un contatto).

Nella pagina, in basso, c’è il tasto Note: cliccalo e apri la seguente pagina:

Ora inserisci il contenuto del contatto che hai avuto con il cliente e, se vuoi che MyMax Work ti ricordi di ricontattarlo, inserisci la data di Scadenza.

Salva i dati:

Ora i dati sono registrati e la pagina è pronta per l’inserimento di altre note.

Come vieni avvisato di fare qualcosa

Non appena la data di scadenza verrà superata vedrai la nota nel menu dei Clienti:

Nell’esempio ho cambiato la data inserita per far apparire l’allarme: l’importante è aver compreso il funzionamento.

Nell’elenco Clienti c’è inoltre il tasto Scaduti che mostra una apposita pagina di attività da svolgere.

Ora non dimentichi più di fare nulla, accedi nei dati al volo (basta un click sulla tabella del menu che vedi qui sopra) e aggiungi ogni informazione che hai raccolto.

Il primo giorno sono riuscito a registrare poco o niente, il secondo non ricordavo più nulla di ciò che dovevo fare.

Con MyMax Work ho iniziato a lavorare da subito, non ho perso nemmeno un secondo e posso accedere ai dati anche in macchina con il cellulare (ed è tutto gratis).

Come sempre nessun esercizio accademico informatico, ma solo gli strumenti che servono, gratuitamente a portata di mano.

Come utilizzare questa applicazione?

Se ti occupi di qualità avrai spesso la necessità di contattare i clienti per prendere accordi e una applicazione che ti permette di registrare al volo almeno le cose principali ti sarà utilissima (specie se poi ti devi ricordare di fare qualcosa).

Non di meno ti sarà utile se hai una rete di agenti, o di venditori, e vorrai tenere traccia di ciò che fanno senza spendere un centesimo in altri software.

Lo so che molti usano Excel, e so anche che Excel è uno strumento di grandissima utilità, ma in questo caso è impossibile lavorarci bene e riuscire a capire qualcosa quando i dati archiviati sono tanti e non si limitano ad una tabellina.

Quindi da oggi, ti registri gratuitamente in MyMax Work, registri le attività che svolgi al volo e non perdi più tempo e clienti.

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