Guida MyMax: Come gestire le Informazioni Documentate

Una gestione efficace delle Informazioni Documentate è essenziale per garantire il corretto funzionamento del Sistema di Gestione Qualità (SGQ) e assicurare la conformità ai requisiti normativi. L’utilizzo di una piattaforma digitale come MyMax permette di centralizzare, controllare e rendere accessibili i documenti in modo sicuro ed efficiente.

1. Identificazione e Classificazione

Prima di creare o modificare qualsiasi documento, è fondamentale identificarlo e classificarlo correttamente. In MyMax, ogni Informazione Documentata può essere categorizzata per tipo, processo di riferimento, livello di criticità e destinatari.

Le principali categorie di documenti da gestire includono:

• Manuali e procedure: descrivono il funzionamento del SGQ e le responsabilità interne.
• Istruzioni operative: forniscono dettagli specifici su attività e processi.
• Registrazioni: evidenziano i dati relativi alla qualità e servono come prova di conformità.
• Moduli e check-list: strumenti di supporto per raccogliere e organizzare informazioni.

Ogni documento deve avere un codice univoco per la tracciabilità, una versione aggiornata e un chiaro riferimento ai processi aziendali cui si applica.

2. Creazione e Approvazione

Una volta identificato il bisogno di un nuovo documento o di un aggiornamento, MyMax consente di gestire l’intero ciclo di creazione e approvazione in modo strutturato:

• Creazione: gli utenti autorizzati possono redigere nuovi documenti direttamente sulla piattaforma o caricare file preesistenti.
• Revisione: prima della pubblicazione, MyMax consente la revisione collaborativa da parte di responsabili di processo e del team qualità.
• Approvazione: il sistema prevede flussi di validazione per garantire che solo documenti approvati siano resi disponibili.
• Versionamento: ogni documento mantiene una cronologia delle modifiche, con la possibilità di confrontare versioni precedenti e ripristinare vecchie versioni se necessario.

3. Distribuzione e Accesso

La disponibilità controllata delle Informazioni Documentate è un requisito critico per garantire che i dipendenti abbiano sempre accesso alla versione più aggiornata e corretta dei documenti.

Con MyMax, puoi:

• Definire i livelli di accesso in base ai ruoli aziendali. Solo chi ha le autorizzazioni necessarie può visualizzare, modificare o approvare documenti specifici.
• Notificare automaticamente gli aggiornamenti ai dipendenti interessati, garantendo che lavorino sempre con documenti aggiornati.
• Creare collegamenti tra documenti per agevolare la consultazione (ad esempio, una procedura può essere associata alle istruzioni operative corrispondenti).

4. Revisione e Aggiornamento

Una gestione efficace delle Informazioni Documentate non si limita alla creazione e archiviazione: è essenziale un piano strutturato di revisione periodica per garantire che tutti i documenti rimangano pertinenti e aggiornati.

MyMax aiuta a:

• Pianificare revisioni periodiche assegnando responsabili e scadenze.
• Segnalare documenti obsoleti e archiviare automaticamente le versioni superate.
• Monitorare la conformità documentale con reportistica avanzata per verificare che tutte le informazioni siano aggiornate e utilizzate correttamente.

5. Archiviazione e Conservazione

L’archiviazione è un aspetto cruciale per garantire la rintracciabilità delle informazioni nel tempo. Con MyMax puoi:

• Conservare documenti storici per eventuali verifiche o audit.
• Impostare criteri di eliminazione automatica per documenti non più necessari, in conformità con le politiche aziendali e i requisiti normativi.
• Garantire il backup per proteggere i dati da perdite accidentali.

6. Controllo di Accesso e Sicurezza

Gestire le informazioni documentate significa anche proteggerle da accessi non autorizzati e garantire la loro integrità. MyMax integra funzionalità per la sicurezza, tra cui:

• Accesso con credenziali personalizzate e comunicazione accessi.
• Registrazione delle attività per monitorare chi visualizza, modifica o scarica un documento.
• Protezione contro modifiche non autorizzate con blocco dei documenti ufficiali.

7. Formazione e Consapevolezza

Per garantire una corretta gestione documentale, è essenziale che tutti i dipendenti conoscano le procedure da seguire e utilizzino MyMax in modo efficace. È consigliabile:

• Formare i collaboratori sull’uso della piattaforma e sull’importanza della documentazione.
• Diffondere questi manuali operativi e video tutorial per facilitare l’apprendimento.
• Promuovere una cultura della qualità, dove l’aggiornamento e il controllo dei documenti siano considerati attività strategiche.

8. Audit e Verifica

Durante gli audit interni o esterni, una gestione documentale efficace consente di dimostrare facilmente la conformità ai requisiti normativi. Con MyMax è possibile:

• Accedere rapidamente ai documenti richiesti dagli auditor.
• Generare report automatici per verificare la corretta gestione delle informazioni documentate.
• Pianificare azioni correttive nel caso in cui vengano riscontrate non conformità.

Conclusioni

L’utilizzo di MyMax come piattaforma per la gestione delle Informazioni Documentate permette di centralizzare, automatizzare e migliorare il controllo su tutta la documentazione del SGQ. Un sistema ben organizzato non solo facilita la conformità normativa, ma aumenta anche l’efficienza operativa e riduce i rischi legati alla gestione errata delle informazioni.

Adottando un approccio strutturato e digitale, potrai garantire che i documenti siano sempre aggiornati, accessibili e utilizzati correttamente, contribuendo al miglioramento continuo della tua organizzazione.

Video Guida

Il video seguente permette di vedere come utilizzare le funzioni di base di MyMax

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