Come segnalare un problema inviando una foto al volo (la tecnica delle 5S)
Qualche giorno fa ero in un bar di Milano e ragionavo su una idea nuova che da un po’ mi frulla in testa.
Per non perderla ho preso un foglio di carta, ho preso appunti e poi ho fotografato ed inviato la mia idea ad alcuni collaboratori tramite WhatsApp. Sono certo che l’abbiano ricevuta, ma quando due giorni dopo ho chiesto le loro impressioni mi sono reso conto che il mio messaggio era finito in mezzo ad altri 100 e si faceva fatica addirittura a trovarlo. C’è chi mi ha detto che sarebbe stato meglio poter ricevere e stampare tutto da PC perché ne avrebbe guadagnato la facilità di lettura.
Hanno ragione.
Contemporaneamente stiamo correggendo la bozza di un libero e girano moltissime di queste comunicazioni Messenger/WhatsApp con foto allegate, che, come detto prima, rischiano di finire nel mucchio e di passare inosservate.
OK, si potrebbero utilizzare le email, ma parliamo sempre di documenti che finiscono in un mucchio, con grandi difficoltà di classificazione e di gestione delle azioni susseguenti.
Dovevo trovare una soluzione veloce, efficiente ed economica, e così mi sono fatto una applicazione su MyMax ottimizzata per Smartphone: una volta fatta eccola a disposizione di tutti gli utenti con licenza PRO.
La tecnica delle 5S
Chi conosce questa tecnica utilizzata per migliorare le aziende con sistema qualità?
In pratica questa tecnica costituisce un utile strumento per il miglioramento continuo delle prestazioni aziendali (aumento efficienza, riduzione delle perdite e tempi di risposta).
Si eliminano gli sprechi e porta alla soddisfazione dei clienti (interno e esterno).
Le 5S in cui è strutturata questa tecnica sono le iniziali di 5 parole giapponesi: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Tradotto:
- Seiri: scegliere e separare
- Seiton: sistemare e organizzare
- Seiso: controllo ordine e pulizia creati
- Seiketsu: standardizzare e migliorare
- Shitsuke: sostenere nel tempo
Io non sono un fan di certe tecniche, in modo particolare perché le ritengo di una ovvietà oltremodo disarmante, ma questa volta ho voluto integrare alcuni aspetti di questa tecnologia nei miei sistemi.
Cosa avevo in mente di fare?
Una cosa molto semplice.
Individuato un problema qualsiasi, volevo fotografarlo ed inviare la foto alla persona che ritenevo interessata, con una piccola descrizione e classificazione in una delle 5S, e che tutti i dati fossero memorizzati in automatico in MyMax Work, che avrebbe permesso la successiva gestione di azioni correttive e/o di miglioramento.
Che ci vuole, una base web ce l’avevo già in MyMax, bastava migliorarla.
Usiamo il telefono intelligente
Entrati in MyMax ora c’è, nel menu, una icona che invia all’applicazione dedicata alla gestione delle 5S (la chiamo così per comodità).
Basta entrarci e si visualizza la seguente pagina:
Non credo sia necessario spiegare cosa c’è da fare, l’immagine spiega tutto.
Clicca sul tasto INVIA e i dati verranno salvati in MyMax Work e la persona interessata (in questo esempio mi sono inviato una comunicazione a me stesso) riceverà una email simile alla seguente:
Ora la persona interessata potrà, dal suo PC, entrare in MyMax e gestire la cosa segnalata che, rimane in attesa di definizione, fino a quando non sarà specificato il contrario:
Con il tasto Completa si aprirà la pagina dove annotare cosa è stato fatto e caricare la foto del risultato:
Tutto con una semplicità disarmante e, questo è il mio must, senza carta.
Conclusioni
Oggi il problema non è quello di disporre di strumenti per mandare fotografie a chicchessia, ma quello di salvare tutti i dati inviati in modo pratico e, in modo semplice, registrare le attività svolte per risolvere i problemi.
Io avevo bisogno di una soluzione veloce e ho implementato l’applicazione su MyMax in modo da poterla usare da subito.
La stessa applicazione è da subito anche a tua disposizione, basta registrarsi in MyMax Work ed acquistare la licenza PRO che ti mette a disposizione (con solo un piccolissimo contributo spese) lo spazio web dove archiviare le immagini.
Ti posso già preannunciare sviluppi e miglioramenti, magari integrando la gestione automatica delle azioni correttive, perchè questa applicazione mi sta risolvendo molti problemi quotidiani di comunicazione con il mio staff.
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