Come parlare di qualità in una piccola azienda meccanica (senza farsi mandare al diavolo perché devono lavorare)

Ho iniziato a lavorare in qualità nel 1985, in una azienda elettromeccanica multinazionale, e più che degli articoli potrei scrivere dei libri.

Dopo oltre un trentennio in cui vedo sistemi di gestione la conclusione a cui sono arrivato è la seguente: gli imprenditori vogliono in certificato, non vogliono sentirsi dire come devono produrre o organizzare la propria azienda.

Hanno torto? Io nelle mie società commerciali e di servizi sono come loro e di solito non mi piacciono le persone che danno consigli non richiesti.

Ma come svolgere la mia attività di consulente in un contesto in cui, dopo che ti hanno chiamato, ti considerano un rompiscatole inutile parassita?

Dimostrando la tua utilità risponderà qualcuno, spiegando che la qualità porta miglioramenti all’azienda, almeno dal punto di vista metodologico, ma chi ragiona così oggi sta morendo di fame e negli ultimi anni, molto spesso l’ho visto coi miei occhi, fa consulenze da fame o, addirittura, sfrutta le forme di finanziamento della formazione per proporsi come consulente.

In poche parole, visto che agli imprenditori non frega nulla del sistema qualità, abbassiamo i prezzi e portiamo a casa il pane.

Io nella mia carriera di consulente ho adottato una politica diversa: ho sempre sostenuto che la qualità (e quindi il sistema per la sua gestione) non sia altro che lavorare bene e che un buon sistema debba essere sviluppato da specialisti dei vari processi, non da un tuttologo abbattitore della foresta amazzonica.

Avendo nella mia carriera visto centinaia di modelli produttivi ho fatto in modo lavorare su quelli, di dotarli di sistemi di informatizzazione che le PMI non avevano, di snellirli il più possibile e di dare la possibilità di calcolarne i costi.

Per fare questo automaticamente hai fatto qualità.

Quando mi chiama una PMI e vedo cartacce da tutte le parti, fogli appesi alle macchine con istruzioni fatte solo per compiacere i valutatori, schede di controllo che impongono verifiche senza nessuna base statistica e, molto spesso, senza registrazioni, comprendo perché l’imprenditore sia sempre più scettico ed il Responsabile Qualità sempre più frustrato.

I gestionali per fare bolle e fatture

Tutte le aziende devono fare la contabilità, i d.d.t. e le fatture, e quindi sul mercato ci sono software più o meno avanzati per gestire questi aspetti (ora vediamo cosa succede con le fatture elettroniche).

Tutti questi gestionali però non hanno nessuna funzione, o ne hanno di limitatissime e rigidissime, che permetta di controllare i flussi produttivi. Di aziende piccole che disponessero di software per gestire la produzione ne ho viste molto poche, e quindi, quando si è trattato di certificarsi, ecco i consulenti, con i loro moduli e fogli di Excel ISO 9001 compatibili, a riempire l’azienda.

Qualunque imprenditore che deve far quadrare il bilancio a fine anno sa che un conto è produrre e soddisfare il cliente, un conto è applicare la ISO 9001 con i suoi requisiti elementari, ma quasi tutti, almeno inizialmente, hanno subito l’invasione delle cartacce dei consulenti che avevano fiutato il business della qualità.

La mia soluzione è stata diversa: ho sviluppato software (li facevo con MS Access che conoscevo al punto da diventare uno degli autori degli articoli maggiormente letti del portale PMI di Microsoft) che gestivano i processi produttivi esattamente come facevano i gestionali di alto livello, li interfacciavo con i gestionali amministrativi delle PMI e permettevo a queste ultime, senza spendere un centesimo, di controllare la produzione.

Sono arrivato anche ad utilizzare il prodotto MS Project come schedulatore grafico della produzione (ai tempi ho ricevuto gli elogi da Microsoft) e portare funzionalità, dal prezzo di mercato di decine di migliaia di euro, alla portata di tutti i piccoli imprenditori che dovevano dare risposte certe e celeri ai clienti.

Con gli anni tutte le mie tecnologie le ho migrate dal client al web, ed è nato MyMax Work, sistema che ad oggi ha oltre 4000 utenti in Italia che desideravano far sparire la carta inutile, ma, soprattutto, avere aziende che funzionano senza parole inutili.

Spiegami come fai a fare questo con la carta

Una PMI meccanica (prendiamo questo settore ad esempio), quando riceve un ordine di un prodotto da un cliente deve avere al minimo:

1. disegno del prodotto
2. distinta base del prodotto (quindi prodotto finito, componenti e materiali devono essere codificati)
3. ciclo di lavorazione del prodotto (lavorazioni interne ed esterne, macchine/attrezzature da usare, tempi di setup, tempi di lavoro…)
4. ciclo di collaudo (che controlli devi fare, ogni quanto, con cosa, limiti di accettabilità, ecc…)
5. possibilità di dire al cliente la data certa di consegna.
6. ordine di lavorazione interno/esterno
7. possibilità di registrare i controlli effettuati
8. possibilità di emettere certificati di conformità

Davvero c’è qualcuno che riesce a dimostrarmi che tutte queste cose si possano fare in modo serio utilizzando la carta o l’Excel?

Se l’obiettivo è attaccare la certificazione ISO 9001 sul muro sono d’accordo con voi, altrimenti…

Ovviamente poi c’è la necessità di gestire tutte le modifiche di ogni documento che creo.

La finisco qui, se lavori ancora così, o se vai nelle aziende ad insegnare il metodo della carta, fai solo danni e non hai nessuno strumento rapido per conoscere i tuoi costi.

Si può mettere ordine con un software che non costi un capitale?

La risposta è sì e si chiama MyMax Work, che è lo strumento che ho realizzato per tutte le mie aziende, anche clienti, che avevano la necessità di gestire la produzione in modo semplice e senza carta.

Ed è pure gratuito e aperto a tutti!

Ora ti spiego come utilizzarlo: dopo esserti registrato in MyMax Work, dal menu accedi all’area Produzione (in MyMax trovi le istruzioni dettagliate, qui farò solo alcuni accenni) e cominci a lavorare.

Carichi gli articoli (finiti, semilavorati, materie prime) manualmente o importandoli dagli altri tuoi sistemi

Per ogni prodotto finito, o semilavorato, crei il tuo ciclo di lavoro, distinta base, ciclo di collaudo…

… e quando ti arriverà un ordine di un cliente lo inserirai con facilità, senza perdere tempo a cercare le informazioni:

E ora andiamo a produrre

In questo momento MyMax Work sa cosa devi produrre e cosa ti serve per farlo, persino i tempi previsti.

Quando deciderai di produrre procederai a lanciare la produzione:

Otterrai da subito un Ordine di Lavorazione (Scheda di Produzione, chiamala come vuoi)…

… da usare come istruzione e per registrare i controlli.

Ma sono ovviamente tante le cose che puoi fare, per esempio registrare i tempi effettivi per poi calcolare costi/scostamenti, o utilizzare i dati per fare pianificazione della produzione in modo più avanzato.

Con questa applicazione ho dato una mano a moltissime piccole attività, in molti casi occupandomi io della consulenza necessaria per la programmazione della produzione.

In altri casi questo sistema è stato utilizzato per imparare a gestire i flussi produttivi, per poi realizzare, o acquistare un gestionale specifico, avendo chiari i requisiti da rispettare e senza fare salti nel vuoto.

In tutti i casi è sparita la carta, si è lavorato meglio e si sono soddisfatti tutti i requisiti ISO 9001 senza nemmeno sapere che quei requisiti ci fossero.

Imprenditore accontentato, consulente salvato.

Come fare ad utilizzare questo sistema?

Il sistema di gestione della produzione fa parte delle applicazioni disponibili in MyMax Work.

Per utilizzarlo è sufficiente registrarsi gratuitamente e, già nella versione base, ho deciso di metterti a disposizione gratuitamente tutte le funzioni disponibili per gestire la produzione.

Iscriviti e comincia subito a lavorare gratis e senza carta.

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