Come farsi suggerire le Azioni Correttive dall’Intelligenza Artificiale

Quante volte davanti ad una Azioni Correttiva ti sei chiesto quale sarebbe stato il modo migliore per pianificarla?

Bene, oggi ti insegno come con MyMax e l’aiuto di ChatGPT (a cui puoi registrarti e chiedere aiuto gratuitamente) puoi ottenere i migliori suggerimenti per fare una Azione Correttiva professionale e quindi eliminare le cause dei problemi.

Pianificare le Azioni Correttive con MyMax

Basta registrarsi sulla mia piattaforma MyMax ed accedere all’area Azioni per poter pianificare una Azione Correttiva senza usare carta.

Nella pagina che vedi sotto puoi inserire i dati principali dell’Azione:

Salvando i dati (che devono essere inseriti con meticolosità perché più dettagli inserisci più il suggerimento sarà preciso) si accede alla pagina in cui si pianificano le attività:

In questa pagina si potranno inserire i piani di azione, ma prima, cliccando su Chiedi aiuto all’AI, potrai farti suggerire il piano dall’intelligenza artificiale.

Clicca su Chiedi aiuto all’AI e si apre la seguente pagina:

Qui MyMax scrive il prompt da passare a ChatGPT. Clicca su Copia:

MyMax mette in memoria il prompt.

Ora apri ChatGPT ed incolla il messaggio copiato:

Clicca sul simbolo della freccia verso l’alto ed attendi qualche secondo.

Qui sotto puoi vedere il risultato.

Cosa abbiamo chiesto a ChatGPT

Ciao Chat, abbiamo registrato l’Azione correttiva n. 22 del 05/09/2024.
L’Azione è relativa al processo: 215.

Suggeriscimi come gestire al meglio questa azione in modo che la causa sia eliminata ed il problema non si verifichi più.

La causale dell’Azione è: Reclamo cliente

Il problema è il seguente: Il cliente Rossi ha segnalato che gli articoli dell’ordine 20500/24 sono stati consegnati in ritardo di una settimana e mancano le certificazioni richieste.

L’analisi delle cause è la seguente: L’analisi condotta da dr. Bolla, che si occupa direttamente delle spedizioni e del rapporto con il cliente, è emerso che per errore dell’Operatore di Magazzino è stato spedito un vecchio lotto di produzione e che a causa del numero di lotto errato le certificazioni non risultavano da inviare.

Abbiamo già pianificato le seguenti Azioni Immediate: Il nostro obiettivo è: Evitare errori in produzione e spedizione ed avere un sistema a verifica dell’invio delle certificazioni richieste.

Agisci come se tu fossi il mio Responsabile Qualità definendo il miglior piano per eliminare le cause del problema. Suggerisci tempistiche ipotetiche e definisci i rischi che dovrebbero essere analizzati dalla mia organizzazione.

La risposta dell’Intelligenza Artificiale

Ecco un piano dettagliato per gestire al meglio l’Azione correttiva n. 22:

Obiettivo:

Evitare errori in produzione e spedizione, assicurando che le certificazioni richieste siano sempre inviate con gli ordini corretti.

Piano d’Azione Correttiva:

1. Revisione del Processo di Spedizione:
   • Azione: Integrare un doppio controllo sui lotti di spedizione, con la conferma del lotto e delle certificazioni da parte di un secondo operatore.
   • Tempistica: 1 settimana per aggiornare le procedure operative.
   • Rischi da analizzare: Possibili ritardi causati dal doppio controllo, impatto sulla produttività e rischio di sovraccarico di lavoro per gli operatori.
2. Formazione degli Operatori di Magazzino:
   • Azione: Organizzare sessioni di formazione per gli operatori su come evitare errori di lotto e garantire che i documenti corretti (inclusi certificati) siano sempre allegati agli ordini.
   • Tempistica: 2 settimane per completare il training.
   • Rischi da analizzare: Comprensione limitata delle nuove procedure, resistenza al cambiamento, possibile turnover del personale.
3. Aggiornamento del Sistema Gestionale (ERP):
   • Azione: Modificare il sistema ERP per bloccare automaticamente la spedizione di lotti non corrispondenti agli ordini correnti e generare un avviso per la mancata presenza delle certificazioni richieste.
   • Tempistica: 3 settimane per sviluppo e testing del sistema.
   • Rischi da analizzare: Bug nel sistema, eventuali tempi di fermo durante l’implementazione, costi associati.
4. Creazione di un Sistema di Verifica Certificazioni:
   • Azione: Implementare un sistema di check-list elettronica per verificare la presenza delle certificazioni prima della spedizione, con un approvazione finale da parte del responsabile.
   • Tempistica: 2 settimane per implementazione.
   • Rischi da analizzare: Errori nella check-list, complessità del software, formazione del personale.
5. Controlli Periodici:
   • Azione: Definire un piano di audit interno per verificare che le procedure vengano rispettate e che gli errori non si ripetano.
   • Tempistica: Primo audit dopo 1 mese dall’implementazione, poi a cadenza trimestrale.
   • Rischi da analizzare: Mancanza di risorse per gli audit, esecuzione superficiale dei controlli.

Tempistiche Complessive:

• Entro 6-7 settimane il piano dovrebbe essere completamente implementato.

Monitoraggio dei Rischi:

• Ritardi operativi: Monitorare l’impatto del doppio controllo e delle nuove procedure sui tempi di produzione e spedizione.
• Sovraccarico del personale: Assicurarsi che la nuova distribuzione dei compiti non metta troppo sotto pressione gli operatori, portando a nuovi errori.
• Efficacia del sistema ERP: Test approfonditi per garantire che le modifiche al sistema gestionale funzionino senza intoppi.

Questa strategia dovrebbe permettere di eliminare la causa alla radice e prevenire futuri reclami.

Conclusioni

Come hai potuto vedere hai a disposizione uno strumento utilissimo, in grado di darti una grande mano quando ti serve.
Tieni sempre presente che le risposte dipendono dalle informazioni che tu hai caricato (non si inventa niente) e quindi cerca di essere preciso nell’inserimento. Puoi specificare tutto quello che vuoi, ed addirittura, vista la risposta, puoi chiedere all’AI di modificare parte della sua risposta, o aggiungere nuove voci, modificando il prompt iniziale. Puoi chiedere, per esempio, di pianificare in tempi diversi, oppure suggerire le modalità di verifica… fino a quando la risposta di soddisfa al 100%.

Ora sta a te utilizzare sempre meglio questi strumenti.

Se hai bisogno di informazioni su come utilizzare l’intelligenza artificiale per il tuo sistema qualità, puoi contattarmi cliccando qui. Ti regalo una prima consulenza gratuita per comprendere bene le tue esigenze. 

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