Come essere certi che i documenti che prepari vengano letti
Uno dei problemi che ha chi si occupa di qualità in azienda (ma anche di ambiente e sicurezza), è quello di diffondere i documenti che prepara (procedure, istruzioni, moduli,…) alle persone interessate, e, soprattutto, avere la certezza che queste li abbiano letti.
Certo, basta mandare una email con allegato il documento e con richiesta di conferma di lettura, ma che fine fa poi questa informazione? In mezzo a tante altre, praticamente persa, oppure sei costretto a stampare la mail e conservarla (una roba da trogloditi con la clava).
Beh, non nego che questo problema lo ho avuto anche io e, dopo aver avuto vari disguidi perché le mie procedure non le leggeva nessuno (la mail non è arrivata, non ho ancora avuto il tempo per leggerla, non la trovo più…), ho deciso di realizzare una applicazione in MyMax Work e risolvere la questione una volta per tutte.
MyMax Work non è il solito gestionale sviluppato da esperti informatici che vogliono vendere software, ma è il sistema che ho realizzato io, per me e per le mie aziende, per risolvere i tantissimi problemi che tutti i giorni devo affrontare. Funzioni inutili che servono solo ad incantare un potenziale cliente non ne metto, anche perché MyMax Work non è in vendita, ma si può utilizzare gratuitamente nella sua configurazione di base, o pagando un piccolissimo contributo spese se ti servono le funzioni avanzate che ti spiego in questi articoli.
Quindi, volevo essere certo che le persone leggessero i documenti, che mi confermassero la lettura e che questo processo fosse registrato ed archiviato in automatico in un posto dove poter reperire le informazioni facilmente.
In questi giorni sono alle prese con la scrittura di un mio nuovo libro in cui parlo di PR Competitive ed ho la necessità di comunicare con gli editor che stanno impaginando il documento: uso questo esempio per farti vedere l’utilità di MyMax Work.
Archiviazione del documento
MyMax Work possiede una sezione dove gestire tutti i documenti che desideri: nell’immagine sotto puoi vedere un esempio di elenco documenti (ho visualizzato i documenti del tipo Norme Standard):
Nell’elenco noterai la colonna Lett. (Lettura) che sarà la funzione che ti permetterà di ottenere il risultato per cui stai leggendo questo articolo, ovvero diffondere il documento a determinate persone e ricevere da loro la conferma di lettura.
La prima cosa da fare, se il documento non è in elenco, è caricarlo.
Qualunque documento tu abbia realizzato, salvalo in PDF, e utilizza la pagina qui sotto per archiviarlo e caricarlo su MyMax Work:
Tieni presente che per caricare sui server di MyMax Work il documento, e quindi utilizzare la funzione di lettura, devi avere la licenza MyMax PRO, mentre, con la versione di base gratuita, puoi taggare il tuo documento (che avrai caricato su Dropbox, Google Drive, o altri spazi web di cui disponi) nella casella Link Esterno.
In entrambi i casi avrai una gestione del documento conforme alle prescrizioni della norma ISO 9001:2015.
Caricato il documento clicca, dall’elenco, sulla corrispondente icona della colonna di lettura per specificare i destinatari del documento.
Chi deve leggere il documento
Nell’esempio, per comodità, ho spedito il documento a me stesso, ma nella casella Persona puoi inserire uno qualsiasi dei nomi che hai inserito in MyMax Work nella sezione personale (ovviamente devi aver inserito anche gli indirizzi email validi).
L’immagine sotto spiega esattamente il da farsi:
Cliccando il tasto Salva i dati vengono salvati ed il sistema invia una email alla persona specificata.
Ecco l’esempio di mail ricevuta:
Procedura di conferma
Il destinatario della mail non deve fare altro che cliccare sul collegamento cliccare qui.
Si apre una apposita pagina:
Da qui è possibile scaricare il documento per leggerlo, e, cliccando sul tasto Sì, confermarne la lettura.
Il gioco è fatto.
Evidenza e registrazione delle informazioni
Una volta che il destinatario avrà effettuato la conferma, il sistema MyMax Work registra il tutto e fornisce evidenza al gestore del documento:
Se la conferma non viene data, il gestore del documento potrà inviare un nuovo avviso semplicemente cliccando sull’icona della colonna Avvisa che vedi nella immagine sopra.
Conclusioni
Io con questa applicazione ho risolto i miei problemi di diffusione dei documenti e di ottenere la conferma di lettura.
Il tutto senza carta, senza perdere tempo a fare registrazioni su fogli Excel o altro e, cosa non da poco, con la possibilità di rintracciare le mie registrazioni in pochi secondi.
Se non fosse utile, e se non risparmiassi carta, non l’averi fatta: ora la puoi utilizzare anche tu.
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