Procedura per il Riesame e la Verifica dei Requisiti dei Clienti (per un gruppo di Commercialisti Associati)

Questa procedura garantisce il corretto riesame dei requisiti dei clienti, prevenendo problemi operativi e legali e assicurando la massima qualità nella consulenza economico-finanziaria offerta dal gruppo di Commercialisti associati.

1. Scopo

Questa procedura definisce le modalità con cui il gruppo di Commercialisti associati riesamina e verifica i requisiti dei clienti prima e durante l’erogazione delle consulenze in ambito economico e finanziario. L’obiettivo è garantire che i servizi offerti siano chiari, adeguati alle necessità del cliente e conformi ai requisiti contrattuali, normativi e professionali applicabili.

2. Campo di applicazione

La procedura si applica a tutte le fasi del rapporto con il cliente, dalla richiesta iniziale di consulenza fino all’eventuale revisione contrattuale.

3. Responsabilità

• Commercialista incaricato: raccoglie e analizza le esigenze del cliente, verifica la fattibilità dell’incarico, predispone e aggiorna il contratto.
• Responsabile della Qualità: assicura che il processo di riesame sia conforme agli standard ISO 9001:2015 e che eventuali rischi siano gestiti.
• Coordinatore dello Studio (se presente): supervisiona la gestione operativa dei contratti e delle modifiche.

4. Modalità operative

4.1 Identificazione e raccolta dei requisiti del cliente

Quando un nuovo cliente si rivolge allo Studio per una consulenza, il Commercialista incaricato:

• Effettua un colloquio per comprendere le esigenze specifiche, i vincoli normativi e le aspettative del cliente.
• Identifica la tipologia di servizio richiesto (es. tax planning, adeguati assetti, analisi finanziaria, ecc.).
• Raccoglie documentazione utile (bilanci, dichiarazioni fiscali, report finanziari, statuto aziendale).
• Prepara una scheda cliente con l’elenco dei requisiti identificati.

4.2 Riesame dei requisiti

Il Commercialista incaricato verifica che i requisiti del cliente siano:

• Chiari e completi: non devono esserci ambiguità o richieste non esplicitate.
• Realizzabili: devono rientrare nelle competenze dello Studio e rispettare le normative vigenti.
• Compatibili con le risorse disponibili: la consulenza deve essere erogabile con i mezzi e il personale attuale.

Se emergono criticità, il Commercialista avvia un confronto interno con il Responsabile della Qualità e/o il Coordinatore dello Studio per valutare le possibili soluzioni.

4.3 Definizione del contratto

Se il riesame ha esito positivo, si procede con la formalizzazione del contratto, che deve contenere:

• Oggetto dell’incarico: descrizione dettagliata della consulenza da erogare.
• Requisiti e aspettative del cliente: obiettivi da raggiungere e indicatori di risultato.
• Durata dell’incarico: scadenze e eventuali proroghe.
• Compensi e modalità di pagamento: tariffe applicate, eventuali rateizzazioni, extra-costi.
• Responsabilità dello Studio e del Cliente: ruoli e attività di entrambe le parti.
• Clausole di modifica e recesso: condizioni per eventuali aggiornamenti contrattuali.

Il contratto deve essere firmato dal cliente e dal Commercialista responsabile prima dell’avvio delle attività.

4.4 Modifica dei requisiti e aggiornamento del contratto

Se durante l’erogazione del servizio emergono nuove esigenze o variazioni, si segue questa procedura:

1. Il Commercialista incaricato discute le modifiche con il cliente e verifica la loro fattibilità.
2. Se necessario, il Responsabile della Qualità valuta l’impatto sulle risorse e sugli impegni già presi.
3. Si redige un addendum contrattuale, firmato da entrambe le parti.
4. Le modifiche vengono registrate e comunicate agli altri Commercialisti coinvolti.

4.5 Gestione dei requisiti non soddisfabili

Se durante il riesame emergono richieste che lo Studio non può soddisfare, il Commercialista deve:

• Informare tempestivamente il cliente e proporre soluzioni alternative (es. outsourcing a specialisti esterni).
• Se la richiesta è incompatibile con il codice deontologico o le normative vigenti, rifiutare formalmente l’incarico e documentare la decisione.
• Segnalare il caso al Responsabile della Qualità per aggiornare le linee guida interne e prevenire richieste simili in futuro.

4.6 Analisi dei rischi in fase contrattuale

Durante il riesame dei requisiti, è fondamentale valutare i rischi associati all’incarico. La valutazione include:

1. Rischi legali e normativi

• Il servizio richiesto è conforme alle normative fiscali e contabili?
• Il cliente ha contenziosi o situazioni critiche con il Fisco?
• Ci sono rischi di non conformità (es. bilanci non aggiornati, mancata documentazione)?

2. Rischi finanziari

• Il cliente ha una storia di insolvenza o difficoltà nei pagamenti?
• Sono previste spese straordinarie non coperte dal compenso pattuito?
• Il cliente ha la solidità finanziaria per sostenere il servizio richiesto?

3. Rischi operativi

• Il carico di lavoro è compatibile con le risorse dello Studio?
• Sono necessarie competenze non presenti internamente?
• La consulenza può generare conflitti d’interesse con altri clienti?

Se uno o più rischi sono significativi, si adottano misure preventive come:

• Richiedere pagamenti anticipati o garanzie.
• Includere clausole contrattuali di tutela.
• Coinvolgere esperti esterni per mitigare i rischi tecnici o normativi.

4.7 Registrazione e archiviazione

Tutta la documentazione relativa ai requisiti dei clienti deve essere registrata e archiviata, inclusi:

• Schede cliente con i requisiti raccolti.
• Verbali di riesame e modifiche contrattuali.
• Contratti firmati e addendum.
• Analisi dei rischi effettuate.

L’archiviazione avviene in formato digitale su un sistema sicuro accessibile ai soli Commercialisti autorizzati.

5. Riesame della procedura

La presente procedura viene riesaminata almeno una volta all’anno per verificarne l’efficacia e l’aderenza alla norma ISO 9001:2015. Eventuali modifiche vengono approvate dal Responsabile della Qualità e comunicate a tutti i Commercialisti associati.

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