La storia dell’azienda obbligata a certificarsi ISO 9001

La stragrande maggioranza delle aziende è certificata ISO 9001 perché glielo ha imposto un cliente importante, oppure perché ha visto i suoi concorrenti certificarsi e quindi ne ha dedotto che qualcosa di buono ci doveva essere davvero.

In entrambi i casi siamo davanti a “certificati per vendere”, dei veri e propri strumenti di vendita, e non a modelli organizzativi che dovrebbero servire ad evitare di commettere errori. Dico “evitare” malgrado la nuova norma ISO 9001:2015 esordisca dicendo che

“un robusto sistema qualità può aiutare una organizzazione a migliorare le sue prestazioni complessive”.

Accontentiamoci di non produrre schifezze, di fare almeno quello che abbiamo promesso al cliente e già questo è un vantaggio dal punto di vista economico anche se non la svolta per l’azienda.

Ora ti spiego cosa succede quando una azienda si certifica perché obbligata e poi ti darò qualche consiglio per migliorare la tua situazione se ormai sei caduto nella rete: se farai di necessità virtù, potrai ottenere risultati insperati e guadagnare di più.

Una marea di aziende si sono sentite dire:

“Se vuoi che ti faccia l’ordine devi essere certificato!”

e a quel punto l’imprenditore (di solito piccolo) fa un ragionamento economico.

“Mi conviene?

Quanto costa la certificazione e quanto erode i margini del nuovo lavoro?

Margini? In questo mercato i margini sono ridicoli.

Devo trovare la scappatoia! O mangio la minestra o salto dalla finestra…”

Prima regola da conoscere: quando il problema è economico (la coperta è corta) le decisioni non sono mai prese secondo criteri logici, ma si cerca di risparmiare a prescindere, senza valutare gli effetti delle proprie decisioni a medio termine.

Chi trascura, o non conosce, questa regola farà sciocchezze a raffica ed è meglio stare lontani da imprenditori che prendono così le decisioni.

Come fare a certificarsi spendendo poco?

L’imprenditore contatta colleghi e associazioni alla ricerca di nomi di consulenti e dopo poco tempo, l’imprenditore avrà collezionato 4 o 5 offerte fotocopia in cui i vari consulenti magnificano le loro prestazioni ed i risultati in termini di miglioramento aziendale.

L’imprenditore è un compulsivo, salta tutto e va a leggere in basso a destra per vedere il numero che c’è a sinistra del ,00 €.

Non gli interessano i discorsi dei consulenti, la bontà della norma, i miglioramenti: deve certificarsi o non lavora e deve farlo spendendo poco.

La mia domanda è molto semplice: ma se i consulenti sanno che è questa l’esigenza più amata dagli italiani, perché non hanno pensato ad una soluzione che non sia il vendere le fotocopie di un altro cliente? In realtà ci hanno pensato molto bene e non mi si venga a dire che l’imprenditore non sapeva di comprare m… vabbè, è un altro discorso.

Per un po’ di tempo le offerte stazionano sulla scrivania ed ogni tanto qualche consulente si fa sentire periodicamente con un “E allora?”.

L’imprenditore è indeciso, non sa cosa fare, finché un giorno decide secondo le sensazioni di pelle: chiama la GATTO&VOLPE CONSULTING s.r.l., il cui incaricato gli era sembrato tanto simpatico ed esperto, ed aveva promesso guadagni incredibili: si tappa il naso e gli firma l’incarico.

L’esperienza c’è, in certificazione di sistemi qualità, ma non in gestione diretta (e a rischio proprio) di azienda, ma per il momento questo non sembra un problema per l’imprenditore che pensa di poter comprare qualcosa che il consulente farà senza rompergli le palle.

Inizia la consulenza e presto in azienda ci sono procedure che obbligano ad utilizzare carta per cose che prima si facevano a voce (giusto, correttissimo, ma come faccio a farlo che sono sempre di corsa?), che rendono complicate attività che prima si facevano al volo e che a tutto servono tranne che a migliorare l’azienda.

Anche un imprenditore virtuoso si rende conto che i principi enunciati dalla norma sono fondamentalmente buoni principi, ma che se non sono inseriti in modo armonico e, soprattutto, intelligente nel sistema aziendale diventano una sovrastruttura insopportabile.

Che cosa avete comprato?

A cosa serve fare gli audit ai fornitori esterni che visito tutti i giorni?

A cosa serve chiedere ai clienti se sono soddisfatti se la metà di loro non mi paga?

A cosa serve scrivere un poema per fare una offerta se poi i clienti comprano da un altro?

A cosa servono gli indicatori delle offerte andate a buon fine su quelle fatte se poi non ho indicazioni su come migliorare le mie capacità commerciali?

A cosa serve parlare di qualità in un mercato che pensa solo al prezzo ed in cui l’azienda si è ficcata senza via di scampo?

Vado avanti? Avete voluto la minestra, ora la dovete mangiare.

Provate a riflettere un momento su quello che avete comperato: vi sono state offerte una decina di giornate di consulenza che, come vedrete facilmente, saranno tutte impegnate per fare procedure, cartacce, audit, un po’ di formazione e verifiche.

In quali giornate il consulente avrebbe dovuto fornirvi e spiegarvi le incredibili soluzioni strategiche per migliorare l’azienda, quelle soluzioni che voi in 30 anni non avete ancora trovato?

Davvero pensate che con 10.000 euro di consulenza (in realtà una piccola impresa non ne caccia più di 5.000) arrivi qualcuno a dirvi come fare a lavorare meglio, vendere di più e guadagnare un sacco di soldi?

Magari, ma se fosse così bravo non farebbe quel lavoro li e non avrebbe bisogno di farvi un sistema qualità per rivoltarvi l’azienda.

Che ne dite?

Non perdetevi d’animo, non vi hanno truffati, siete voi che per mancanza di tempo e di voglia avete preso una decisione sbagliata ed ora, succede molto spesso, odiate la categoria dei consulenti ruba soldi.

Ma se ci pensate ora, a freddo, senza incazzarvi, non vi rendete conto che avete comprato un Rolex a 100 euro e che si vedeva da 100 metri che era falso?

La ISO 9001 contiene e continuerà a contenere le regole di base per una gestione attenta alle richieste del cliente (e nemmeno tutte, le principali): nessuna di queste regole, che già applicate se non siete falliti, possono trasformare la vostra azienda in ciò che non è.

Non venderete di più perché fate un sistema qualità copiando un vostro concorrente.

Non venderete di più perché fate un sistema qualità obbligati da un vostro cliente.

Non venderete di più se il vostro sistema aziendale non prevede i processi necessari per vendere applicando le regole del “facciamo qualche cosa che gli altri non fanno”, “quel qualche cosa ha un mercato specifico”, “faccio marketing per comunicare ai potenziali clienti che esisto e vado bene per loro” e, dopo che avrò i clienti, “garantisco che il mio prodotto sia come il cliente ha chiesto altrimenti i clienti se ne vanno”.

Di questi processi la ISO 9001 non parla.

Bene, fino a qui avete speso qualche migliaio di euro per la consulenza e per l’ente di certificazione, state dedicando tempo e risorse preziose per mantenere in vita il sistema ed i risultati sono esattamente quelli di prima meno i costi sostenuti.

Adesso che si fa?

Per fortuna c’è una soluzione e il fegato ingrossato che causato dalla certificazione ora ritornerà normale.

Esiste un metodo che vi permetterà di avere dei vantaggi che il consulente non ti dirà come faccio io perché… il perché lo capirete da soli molto presto.

Come correggere gli errori commessi

Vi spiego nel modo più semplice possibile come recuperare tutti i soldi che avete speso utilizzando il sistema qualità utilmente.

Per semplicità tocco i punti principali, ma vi posso assicurare che chi ha seguito questi semplici passaggi ne ha tratto molti benefici (ed in caso di dubbi basta contattarmi).

1. Primo passaggio: eliminiamo la carta del sistema qualità utilizzando MyMax, il sistema informatico gratuito progettato da me e da tanti esperti sul campo quotidianamente. Non costa nulla, solo un po’ di studio per imparare ad usarlo (chi non vuole fare nemmeno lo sforzo di imparare ad utilizzare MyMax può tranquillamente rivolgersi ad altri consulenti perché non merita di essere aiutato).
2. Secondo passaggio: informatizziamo per prime tutte le attività della qualità che riguardano manutenzioni di attrezzature, formazione e valutazione dei requisiti del personale, gestione dei documenti, piani di miglioramento ed azioni correttive.
3. Terzo passaggio: se in azienda c’è una segretaria con un po’ di voglia di crescere, insegniamole a gestire il sistema informatizzato in modo da garantire un corretto controllo delle scadenze e dei piano di miglioramento/correttivi. Di solito le impiegate già si occupano di gestire scadenze e quindi ci metteranno poco ad imparare e MyMax le fornirebbe utili anche per le sue attività normali.

Nel giro di poco tempo, oltre ad essere sparita tantissima carta inutile, tutte le cose importanti sono sotto controllo ed il software potrà essere usato sempre più in modo professionale per pianificare ogni cosa e non scordare niente. Ma qui viene il bello.

Ora avete sotto controllo tutte le manutenzioni delle attrezzature: bene, prendete il vostro DVR (quello da un KG, pagato 600 Euro e che è chiuso nel cassetto) e guardate cosa dice in merito alla manutenzione dei vostri carrelli, estintori, ecc… Inserite tutto nel software e niente vi scappa più. Ma questo non basta: per l’ambiente siete costretti a fare il controllo dei climatizzatori, delle caldaie, delle emissioni… Bhe, mettetele in MyMax e vi dirà quando è ora di farlo.

Ma non basta ancora: guardate i corsi da fare per la sicurezza, quando dovete ripeterli, ecc… Mettete tutto nel software, assieme alla qualità e niente vi scappa più, anche se il consulente per la sicurezza si ubriaca. MyMax informa l’impiegata che vi informerà della scadenza con anticipo.

Anche i DVR scadono, così come le autorizzazioni, il CPI, ecc… Metteteli nel software assieme a quelli della qualità…

In un paio di mesi avete trasformato la vostra amministrazione in un efficiente sistema di controllo, avete la sicurezza monitorata veramente e a costo zero e se volete potete integrare qualità e sicurezza e chiedere lo sconto all’INAIL (per informazioni basta che mi contattiate).

Potete star certi che se un cliente vi viene a visitare e vede cosa state facendo vi farà i complimenti (e pure i valutatori ISO).

Ricordatevi anche questa regola:

il cliente vi ha chiesto una certificazione,
ma vuole principalmente che lavoriate bene.

Ora sapete come trasformare una impiegata in un Responsabile di Sistema (così risparmiate il vostro tempo e non assumete un Quality Manager) e un sistema qualità con un piede nella fossa in un sistema utile che vi protegge anche dagli incidenti sul lavoro e vi fa risparmiare molti soldi del premio INAIL.

Perché gli altri consulenti non ve lo dicono chiaro? Perché fatto così il sistema di sicurezza costa pochissimo e poi come fanno a farselo pagare tanto?

Ora avete le coordinate per trovare il tesoro: meglio mettersi a cercarlo (perché anche la ISO 14001 sta diventando obbligatoria),

Buon lavoro.

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