ISO 9001:2015 – Risk Based Thinking e Azioni Correttive

Alcuni lettori mi hanno chiesto di produrre un video per spiegare con la massima semplicità possibile i concetti di gestione del rischio, introdotti dalla nuova norma ISO 9001:2015

Da settimane sto intervistando i valutatori che incontro durante la mia vita professionale e mi sto facendo spiegare in anteprima quali saranno i loro criteri di valutazione nella aziende che adotteranno il nuovo modello, il 2015 appunto.

Ho preparato tutto il materiale, ma non avevo calcolato un rischio: in pochi giorni la temperatura a Milano è passata da 20 a 1 grado e, assieme al tepore, se ne è andata completamente la mia voce.

Ma un rischio deve essere gestito e ho deciso di provvedere cambiando i miei programmi: invece che un video, che comunque farò presto, ho modificato l’applicazione che gestisce le azioni correttive in MyMax ed ho scritto questo articolo per spiegarti come iniziare ad applicare da subito i nuovi requisiti nella tua azienda.

Ti ricordo che sul questo blog puoi trovare tanti articoli che parlano della ISO 9001:2015, tra cui ti segnalo:

• ISO 9001:2015 – Risk Based Thinking
• Come definire il contesto in cui opera l’azienda

Cosa dicono i valutatori

La norma non parla espressamente di analisi dei rischi, ma l’approccio basato sul rischio è considerato fondamentale per lo sviluppo del sistema qualità in quanto considerato metodo di prevenzione dei problemi.

Sebbene la parola “rischio” abbia una accezione negativa, nella norma ISO 9001:2015 può assumere anche una connotazione positiva.

La gestione del rischio è espressamente richiesta a fronte dei seguenti requisiti:

• sistema di gestione per la qualità ed i suoi processi (4.4.1,f)
• focalizzazione al cliente (5.1.2,b)

è possibile riscontrare tale richiesta anche al requisito:

• attività di post consegna (8.5.5)

La gestione del rischio comprende anche l’individuazione di opportunità (ecco perché può avere connotazione positiva), tra cui il lancio di nuovi prodotti, l’apertura di nuovi mercati, ecc…

Negli input del Riesame della Direzione dovranno essere considerate anche le azioni intraprese per affrontare rischi e opportunità (scriverò presto un nuovo articolo in merito a questo punto che viene gestito da MyMax con una applicazione che non troverete da nessun’altra parte, nemmeno pagando).

Durante la pianificazione del sistema qualità è necessario riferirsi all’analisi del contesto (interno o esterno) in cui opera l’azienda (vedi Come definire il contesto in cui opera l’azienda), nonché all’analisi dei requisiti delle parti interessate rilevanti: tenendo conto di tutto questo si procede alla identificazione dei rischi e delle opportunità legate al raggiungimento dei risultati.

La norma non stabilisce un metodo specifico di analisi, purché vi sia evidenza documentata di quanto effettuato.

Dovrai quindi:

• analizzare e classificare i rischi in rapporto alla gravità delle possibili conseguenze
• pianificare le azioni per poter affrontare i rischi
• mettere in atto e verificare tali azioni

Come analizzare un rischio e pianificare azioni correttive con MyMax

Siccome sono molto pratico, ti faccio vedere velocemente come risolvere il problema senza usare troppe parole (anche perché in MyMax ci sono vari sistemi di analisi del rischio).

Ti ricordo che ciò che leggerai in questo articolo lo potrai applicare subito anche tu gratuitamente semplicemente registrandoti in MyMax Work.

Entrati nell’area Azioni Correttiva, pianifichiamone una a seguito del rischio di non poter fare un video a causa della faringite 🙂 :

Ovviamente ho riportato un esempio, ma, oltre a quanto previsto dalle azioni correttive che hai gestito fino ad oggi, trovi un’area rossa per l’analisi dei rischi.

La colonna a sinistra serve per commentare il Rischio da Gestire, quello che hai precedentemente identificato e che ha dato origine all’azione correttiva.

Ovviamente, oltre a descriverlo, lo misuri indicando la probabilità che si verifichi l’evento negativo e la gravità degli effetti.

Io ho optato per una valutazione con punteggi da 1 a 10.

L’indice di rischio è il prodotto dei due valori e devi stabilire prima il limite massimo oltre il quale fare azione correttiva (io ho stabilito 15, ma tu puoi configurare MyMax come vuoi).

Nel mio caso 4 x 6 = 24 e quindi l’azione è doverosa.

Nell’applicazione ho però voluto fare una cosa in più, ovvero descrivere (colonna destra) e misurare, il rischio a cui va incontro l’azienda se l’azione che ho pianificato sarà inefficace. Questo sistema lo consiglio per sensibilizzare l’azienda sull’importanza di pianificare bene sia l’azione che le modalità di verifica dell’efficacia (quindi via le azioni fatte perché domani c’è il valutatore).

Le modalità di misurazione del rischio sono le stesse sopra descritte.

Come ben sai se sei tra le migliaia di utenti di questo sistema, terminato di inserire i dati nella pagina sopra, MyMax richiede di pianificare le attività da svolgere, i responsabili (che riceveranno una mail con il da farsi, altro che modulo cartaceo!) e le date di scadenza.

In questo modo tutti sanno cosa fare grazie ad una email e se non si chiudono le attività entro la data prevista, MyMax ti avvisa.

Ovviamente potrai in ogni momento modificare i dati inseriti, comunicarli via email in automatico, ecc…

Quello che mi preme sottolineare oggi è come sia stato semplicissimo (senza carta, Excel, Access, ecc…) fare una analisi di un rischio e pianificare la conseguente azione correttiva.

Cosa devi fare

Prima di correre a modificare le tue procedure, allenati a gestire il rischio con varie modalità.

Allenati prima di affrontare la nuova norma, hai tempo fino al 2018.

In ogni caso evita di fare carta inutile: qui hai uno strumento professionale che puoi usare gratis, anzi, LO STRUMENTO PROFESSIONALE, che ti guiderà passo passo e, come scoprirai utilizzandolo, ti permetterà di registrare i rischi individuati e la loro gestione in ogni area aziendale.

L’alternativa a MyMax è la carta, oppure i fogli di Excel che riempiranno il tuo PC, o qualche database di Access fatto in casa a rischio di perdita dati.

Registrati e parti ora. Già da subito, anche se hai ancora un sistema 2008, ne trarrai importanti vantaggi ed i tuoi valutatori lo apprezzeranno.

PS: lo apprezzeranno anche l’ambiente (visto che non butterai via risme di carta) e il conto economico dell’azienda che ti vedrà impegnato a fare cose utili invece che a sprecare tempo con “lo dice la ISO”.

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