Facciamoci da soli il sistema ISO 9001:2015 (Parte 1)

Il problema di tutte le piccole imprese è che sarebbero in grado di fare da sole tante cose, se solo avessero il tempo di studiare come si fa.

E’ arrivato il momento della nuova ISO 9001:2015 e sicuramente già stai pensando alle fatture che arriveranno dai consulenti per l’adeguamento.

Ma non ti avevano detto che la ISO nuova era più snella e che la potevi fare senza carta?

Come sempre, se le cose le sai fare sono facili ed oggi inizio a spiegarti come fare l’adeguamento senza spendere un euro o fare un pezzo di carta.

Segui bene i vari passaggi perché il mio scopo non è quello di insegnarti ad utilizzare un software o venderti qualcosa, ma quello di spiegarti in parole semplici i passaggi fondamentali della nuova norma ISO 9001:2015 e, solo dopo, fornirti gratis gli strumenti per applicarli facilmente.

Se sei pronto continua a leggere.

Processi, contesti e rischi

Come per le edizioni precedenti la norma ISO 9001:2015 prevede un modello organizzato per processi.

Se hai già un sistema qualità sai già di che parlo e i processi aziendali (interni ed esterni, quelli che dai in outsourcing) li hai già identificati e descritti.

E’ probabile che nel tuo attuale manuale della qualità tu abbia una tabellina con l’elenco dei processi, la loro descrizione e le loro interrelazioni.

Di solito questa parte di sistema qualità si risolveva con pochissimo spazio sul manuale, ma con la nuova norma è necessario aggiungere qualcosa e qual qualcosa (che ora descriveremo) non potrà essere scritto su un pezzo di carta una tantum e dimenticato nel cassetto, perché dovrà essere riesaminato periodicamente.

Fino ad oggi sei stato abituato a fissare degli obiettivi per i tuoi processi e questi obiettivi li hai scritti in un documento a parte, non certo nel manuale (altrimenti avresti dovuto riemettere il manuale stesso ogni anno).

Bene, anche per le novità della ISO procederai nello stesso modo, ma con un sistema integrato che ti permetterà di fare tutto in un colpo solo e di aggiungere man mano quello che serve, senza rifare tutto.

Ma quali sono queste novità?

La norma ti chiede (in estrema sintesi) di

• definire il contesto aziendale in cui opera l’azienda (con i suoi processi),
• stabilire le parti interessate coinvolte direttamente o indirettamente nel tuo sistema e
• di analizzare i rischi di non ottenere i risultati attesi.

Non spiego oltre le definizioni perché trovi facilmente molti articoli in merito su questo blog.

In pratica ti trovi a dover:

• definire i processi e descriverli
• definire il contesto in cui si svolgono
• definire le parti interessate
• fissare obiettivi
• analizzare e gestire i rischi

e tutte queste cose devono essere riesaminate periodicamente dando evidenza di ciò che hai fatto.

E qui viene in aiuto la tanto sbandierata snellezza della nuova ISO che non ti dice come fare tutto quello che sopra ho elencato, ma ti dice solo di renderlo evidente in qualche modo.

E il modo che suggerisco io è l’uso del sistema MyMax Work che adesso ti vado a spiegare.

Se non ti è chiaro qualcosa, prima di proseguire, ripassati i passaggi precedenti però.

Definiamo e descriviamo i processi

Se ti sei registrato e sei entrato in MyMax Work vai nell’area Riesame Direzione e Indicatori e seleziona Riesame Aziendale.

Quello che farai ora sarà di descrivere il sistema come vuole la norma e riesaminarlo senza fatica quando ne avrai la necessità (per necessità io non intendo quando sei obbligato perché hai il valutatore in azienda domani mattina).

Un consiglio per leggere la parte seguente dell’articolo: se vuoi vedere le immagini più grandi, cliccaci sopra col tasto destro del mouse e scaricale

Appena accedi nel Riesame Aziendale visualizzerai la seguente pagina:

Qui non ti rimane altro che elencare tutti i processi che hai già nel sistema qualità attuale, con l’avvertenza di specificare il Gestore (sarà lui a parlare con il valutatore ISO) e descrivere il contesto in cui opera.

Per esempio: se descrivi il processo commerciale scrivi in che settore operi, in che luoghi, che concorrenti hai, ecc…

Ora, per ogni processo clicca su Interr. e inserisci le interrelazioni con gli altri processi.

Facile vero?

Continua cliccando su Rischi per descrivere ed analizzare i rischi di ogni processo. Potrai, in ogni momento, aggiungere i rischi che avrai individuato:

Come vedi sopra è possibile anche collegare al rischio l’azione correttiva che hai pianificato per ridurlo o eliminarlo.

Completate queste semplici operazioni hai descritto integralmente la tua azienda e sei a buon punto.

Non ti servirà scrivere manuali o procedure, basterà far vedere ai valutatori questo lavoro.

Considera che MyMax Work è in continua evoluzione e quindi sarà via via possibile trovare vari strumenti per stampare i dati inseriti in varie forme, o esportarli per poi creare qualsiasi report tu voglia.

Ma proseguiamo con i lavori.

Riesame della Direzione

Ho già scritto articoli su come suggerisco di fare il Riesame della Direzione (leggi per esempio questo articolo ISO 9001-2015 – Il Riesame della Direzione che hai sempre fatto male), ma ora MyMax Work è stato migliorato per permettere una maggior velocità di lavoro e integrazione delle informazioni.

La cosa più importante da ricordare è che, a differenza di quanto fanno il 99% delle PMI, il Riesame non è una attività da fare una volta l’anno perché lo dice la ISO, ma un importante strumento di analisi e di pianificazione da usare ogni volta che sia necessario verificare l’andamento dei processi o siano occorse modifiche all’organizzazione.

Per questo motivo, come vedrai tra poco, io suggerisco di usare un sistema che permetta di aggiungere commenti ai riesami precedenti, concentrandosi solo sulle parti che servono.

Potrebbe essere utile verificare il fatturato (processo commerciale) mensilmente, mentre il magazzino lo potresti verificare semestralmente: vedi tu, ma usa il riesame perché è utile se fatto bene.

Dalla pagina con l’elenco dei Processi (la prima in alto), basta cliccare sull’icona dei commenti per aprire la pagina seguente:

Ho preso ad esempio il processo commerciale: inserisci il commento che vuoi fare e salvalo e si aprirà questa pagina che contiene moltissime informazioni:

Potrai aggiungere commenti relativi a:

• contesto, per esempio come è cambiato nel periodo considerato e come prevedi che cambierà in futuro
• rischi, per esempio individuando i nuovi rischi a seguito della modifica del contesto.

Sono solo esempio quelli che ho indicato io, ma quello che è evidente è che questa attività costituisce periodico riesame di contesto e rischi e quindi, per la nuova ISO, sei a posto ed hai fatto un lavoro utile e snellissimo.

Basta fare la stessa operazione per tutti i processi quando ne riscontri la necessità e, comunque, almeno una volta l’anno.

Puoi anche aggiungere una immagine, per esempio un grafico:

e, soprattutto, potrai inserire tutti gli obiettivi che vuoi e monitorarli in ogni momento (vedi nell’immagine grande la sezione obiettivi).
Se qualcosa non va trovi la sezione Azioni Correttive dove pianificare le azioni che ti servono: come sempre, non appena pianificata, l’azione viene inviata in automatico per email ai responsabili e, se non chiusa in tempo, viene evidenziata con appositi allarmi.

Ancora una volta ti dico che MyMax Work è in continua evoluzione grazie alle segnalazioni e suggerimenti delle centinaia di utenti e quindi troverai via via sempre nuovi strumenti per la reportistica.

In ogni caso io ti suggerisco di non stampare niente: per inserire i dati servono credenziali (Utente e Password) private e quindi ciò che hai scritto è, di fatto, firmato.

Fai vedere lo schermo del computer al valutatore, va più che bene.

La carta lasciala nelle foglie degli alberi.

E’ tutto gratis?

MyMax Work è gratuito in tutte le funzioni che ti ho descritto in questo articolo: basta registrarsi ed utilizzarlo e, se vuoi, mandami email con i tuoi suggerimenti e richieste e vedrai che ne terrò conto.

ATTENZIONE

MyMax prevede un ridicolo contributo spese annuale solo se:

• vuoi utilizzarlo in multiutenza e
• se vuoi caricare in upload sul server MyMax i tuoi documenti.

Se sei una micro azienda e della qualità ti occupi solo tu puoi tranquillamente utilizzare MyMax Work senza spendere niente. Anche la condivisione delle azioni correttive tramite email potrai farla senza spendere niente. Se invece vuoi che più persone della tua azienda entrino ad inserire dati in MyMax Work, allora ti servirà la multiutenza (a meno che tu non voglia dare a tutti i tuoi dati) e con importi pari a 3 o 4 caffè al mese potrai veramente far sparire una montagna di carta e tempo perso dalla tua azienda ed in più potrai utilizzare lo spazio web che MyMax Work ti mette a disposizione per caricare velocemente e diffondere ovunque, le tue procedure, istruzioni, immagini, ecc…

La licenza PRO di MyMax ti da diritto anche a:

• assistenza telefonica
• set di procedure e guida scritta in MS Word con cui adeguare il tuo sistema qualità alla velocità della luce

Una volta registrato in MyMax Work puoi attivare la licenza PRO quando vuoi e, se un domani deciderai di non rinnovarla, potrai comunque continuare ad utilizzare MyMax Work con tutti i dati inseriti che noi ci occupiamo di proteggere con backup frequenti.

Ora la ISO 9001:2015 sta diventando semplice: segui i prossimi passi di questo percorso e condividi l’articolo sulla tua bacheca di Facebook se ti è stato utile.

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