Ecco come passare velocemente alla ISO 9001:2015

La norma ISO 9001:2015 è in vigore da diversi mesi e, dopo un po’ di tempo di riflessione, ora le aziende hanno deciso che è arrivato il momento di convertire il sistema qualità nel 2017.

Nel 2017, se fosse un anno di 3650 giorni, magari di 96 ore, forse potrei stare dietro a metà delle richieste che mi stanno arrivando dalle aziende e dagli utenti  di MyMax in cerca di consigli.

Ok, lo ammetto, sono stracarico di lavoro e questo perché, come molti di voi sapranno, mi occupo delle mie aziende oltre che di fare il consulente: in poco più di un anno, applicando gli stessi principi che spiego in questo blog, ho avviato una nuova attività (www.winthebank.com) che è finita su tutti i giornali e TV nazionali e, per poterla mandare avanti con successo, è necessario molto tempo.

Ritengo che un buon consulente debba avere esperienza di conduzione aziendale (le cose importanti non si imparano solo sui libri o nei corsi) e, nello stesso tempo, per poter mantenere MyMax ai livelli attuali, sia necessario per me “sporcarmi le mani” nelle aziende in cui faccio consulenza e conoscere i problemi che gli operatori affrontano quotidianamente. Solo così so cosa far fare a MyMax.

A questo punto ho preso una decisione importante: ora insegno all’Italia a convertire il sistema ISO 9001:2008 in ISO 9001:2015 alla velocità della luce, senza carta e senza consulenti (tanto più di quello che sto facendo in termini di consulenza non posso fare).

Ora, se sei un imprenditore, pensa a cosa frulla nella mente dei miei concorrenti in questo momento: il più moderato starà pensando che sono uno sbruffone markettaro che non sa quello che dice, che per fare la ISO 9001:2015 serve un lungo periodo di studio e consulenza…

Ma va! Se sei una PMI e non hai strutture societarie particolarmente complesse, basta che segui questi semplici passaggi e farai tutto facilmente: troverai i link a tutta una serie di articoli che ho già pubblicato tempo fa e che, insieme, ti daranno un quadro completo della situazione..

La questione dei documenti

Come sicuramente sai la nuova norma ha cambiato nome ai documenti (leggi questo articolo per saperne di più: ISO 9001-2015 – Grande miglioramento- hanno cambiato nome ai documenti), ma la sostanza non è cambiata affatto.

Io lascerei la stessa struttura di documenti che hai attualmente: riscriverei il Manuale della Qualità (anche se non è più formalmente richiesto, scaricati la bozza gratuita: Come scrivere un completo Manuale Qualità ISO 9001-2015), mentre non toccherei le procedure (salvo eccezioni) e le istruzioni.

Attenzione al fatto che scompaiono le azioni preventive (ISO 9001-2015 e le Azioni Correttive- sono buone se raggiungi gli obiettivi).

Dovrai poi inserire alcune procedure nuove che vedremo più avanti.

Le novità rilevanti

Le novità rilevanti nella nuova norma sono:

• definizione del contesto in cui opera l’azienda (Come definire il contesto in cui opera l’azienda)
• definizione delle parti interessate
• pensiero basato sul rischio (ISO 9001-2015 – Risk Based Thinking e Azioni Correttive)
• conoscenza organizzativa (ISO 9001-2015 Conoscenza organizzativa)

Vediamo ora come affrontare tutte le novità utilizzando il sistema MyMax.

E ora al lavoro

Per prima cosa in un sistema è necessario definire:

• i processi
• le loro interrelazioni
• i gestori
• il contesto in cui si svolgono
• i rischi/opportunità di ognuno di loro
• le attività svolte
• gli obiettivi

Ovviamente tutte queste informazioni devono periodicamente essere riesaminate (già lo fai con gli obiettivi) e quindi qual è la soluzione migliore per fare tutto bene e velocemente?

Semplice, basta effettuare un riesame della direzione secondo le modalità che trovi nel seguente articolo: Facciamoci da soli il sistema ISO 9001-2015 (Parte 1). Qui trovi tutte le informazioni che ti servono per effettuare un riesame dinamico, conforme a quanto richiesto dalla nuova norma (ed anche di più) e che puoi aggiornare quando vuoi solo per i processi che lo richiedono.

E’ inutile fare il riesame una volta l’anno solo per far contento il valutatore: se hai processi per cui serve una verifica mensile qui puoi registrare solo quelle parti importanti, tutte le volte che ne hai bisogno.

Attenzione anche alla definizione degli obiettivi: fai le cose fatte bene, rendi utile il sistema qualità. Nel blog trovi diversi articoli in merito, ma ti segnalo, in modo particolare, il seguente: ISO 9001-2015 – Gli indicatori più comodi e utili che tu abbia mai visto

Ed il pensiero basato sul rischio?

Prima di tutto considera che la norma non parla di analisi dei rischi, ma di considerare il rischio nello svolgimento delle attività.

In ogni caso vedo nelle aziende un proliferare di fogli di Excel con elenchi di rischi analizzati tanto al Kg.

Mi occupo di FMEA (Analisi dei Modi e degli Effetti dei Guasti) da decenni e so bene la difficoltà di riunire un gruppo per individuare i rischi: per quanto ti spremi le meningi ci sarà sempre qualcosa che ti scapperà, a cui non hai pensato e questo richiede modifiche pesanti ai documenti.

Quindi, io ti suggerisco di adottare uno strumento in cui registrare, tutte le volte che ne hai bisogno, un rischio e la sua analisi.

Avevo già scritto un articolo per fare questo: eccolo qui ISO 9001-2015 – Risk Based Thinking e Azioni Correttive

Considera che in ogni area di MyMax è presente lo spazio per analizzare i rischi/opportunità di ogni cosa che fai: pianifichi un corso? Lo stai facendo forse per eliminare un rischio?

Ecco un esempio:

In ogni area del sistema troverai strumenti analoghi e quindi non potrai dimenticarti di “pensare ai rischi”.

Ora non ti rimane che scrivere le procedure nuove (Riesame e Analisi dei Rischi) e modificare quelle che hai già nel sistema, ma se entri in MyMax le trovi nella sezione Guida. Le devi solo adattare alla tua azienda ovviamente.

Ti sembra così difficile? Io credo che non lo sia affatto: basta registrarsi in MyMax!

Ecco le regole per usare MyMax
(se le conosci già puoi anche non leggere)

Ti devo ricordare che MyMax è gratis, per tutti e per sempre?

Ti devo ricordare che, solo se ti serve la multiutenza, lo spazio web e la mia assistenza devi pagare un “contributo spese” (con cui io pago le bollette) del valore di circa 3 cappuccini al mese?

Tre cappuccini al mese ti sembrano troppi?

Mi stai dicendo che non hai 6/7 euro al mese, che non puoi permetterti l’investimento?

E allora non ti meriti MyMax e non mi spiego perché tu stia leggendo questo articolo quando puoi immediatamente passare ad altri siti in cui scaricare parole inutili e fogli di Excel.

Ho fatto passare centinaia di azienda dal medioevo di Excel al sistema integrato in cloud e senza costi.

Quindi, occhio:

• se lavori in una micro azienda e della qualità ti occupi solo tu, puoi tranquillamente utilizzare MyMax Work senza spendere niente: vedrai che ho studiato tutto per farti lavorare bene, senza cacciare un euro e senza obbligarti a comprare la licenza PRO.
• se vuoi invece che più persone della tua azienda utilizzino MyMax Work per inserire dati, allora ti servirà la multiutenza (a meno che tu non voglia dare a tutti il tuo utente e password) e, con il contributo spese, potrai finalmente far sparire una montagna di carta e concentrarti sulle cose utili per la tua azienda (e poi basta proteine del latte che la caseina fa male!). In più potrai utilizzare lo spazio web che MyMax Work ti mette a disposizione per caricare velocemente e diffondere ovunque, le tue procedure, istruzioni, immagini, ecc…

La licenza PRO di MyMax ti da diritto anche a:

• assistenza telefonica
• set di procedure e guida scritta in MS Word con cui adeguare il tuo sistema qualità alla velocità della luce

Una volta registrato in MyMax Work puoi attivare la licenza PRO quando vuoi e, se un domani deciderai di non rinnovarla, potrai comunque continuare ad utilizzare MyMax Work gratis in monoutenza, senza perdere i dati inseriti fino a quel momento.

Ricordati di condividere l’articolo sulla tua bacheca di Facebook se ti è stato utile.

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