Come far sparire gratis la carta del tuo sistema qualita’ (ISO 9001:2015)

Documenti o Informazioni Documentate?

La ISO 9001:2015 ha cambiato il nome ai documenti e lascia più spazio di manovra rispetto a prima, ma dobbiamo sempre occuparci di gestire carte e cartacce. Bella perdita di tempo!

Oggi voglio insegnarti un modo (gratuito) per farne sparire un bel po’.

Come fare? Con MyMax ovviamente.

Questa applicazione che ti mostro oggi è una delle più utilizzate dagli utenti MyMax e quella per cui ricevo il maggior numero di richieste di spiegazione.

Ho deciso di riprogettarla e ora te la spiego e ti metto in evidenza come soddisfare le specifiche della nuova norma.

Ovviamente dobbiamo disporre di copie elettroniche dei documenti.

Come archiviare un documento elettronico

L’operazione è molto semplice. Una volta a disposizione il file da archiviare è sufficiente utilizzare la pagina Nuovo Documento che chiede le informazioni che vedi nell’immagine sotto:

In questa pagina si specifica anche il file PDF da caricare sul server (oppure il link ad un documento sul web).

Come vedi è possibile specificare anche la tipologia del documento (e quindi il suo profilo di gestione), il suo codice, l’eventuale scadenza…

Salvati i dati il sistema chiede ulteriori informazioni, tra cui l’esigenza di apporre firma elettronica: se viene richiesta, il responsabile della firma riceve una email e con un paio di click assolve l’obbligo (se il documento non è firmato elettronicamente non può essere scaricato).

Proseguendo il sistema chiede ulteriori informazioni e se attivare il sistema che richiede la verifica periodica dei documenti (“quella norma lì sarà ancora valida?”)

Proseguendo, o in fase di modifica, il sistema propone un’altra possibilità di upload.

Una volta salvato tutto il documento appare nell’elenco e da qui si potrà:

• scaricarlo
• diffonderlo elettronicamente a personale interno
• diffonderlo elettronicamente a clienti e fornitori
• associarlo ad attività aziendali
• modificarlo

Qui non voglio scendere ulteriormente nei dettagli, ma come vedi il gioco e’ fatto e senza carta e sprechi di tempo. Tutto molto semplice e veloce (e gratis).

Dove trovi le procedure

Quando entri in MyMax con licenza PRO hai a disposizione tutte le funzioni qui descritte (la licenza base non permette di caricare in upload i documenti, ma permette di linkarli esternamente) e una serie completa di procedure in formato Word, utili per modificare velocemente il tuo sistema qualità.

Togli la carta con MyMax, è gratis e se ti serve la mia consulenza in azienda per realizzare velocemente l’adeguamento al sistema ISO 9001:2015 eliminando la carta e le perdite di tempo contattami.

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