Gestisci i reclami e rispondi ai clienti con MyMax e l’Intelligenza Artificiale
Nella vita errare è umano e questo lo sa anche la ISO 9001. Per questo motivo, chi ha un sistema qualità, sa benissimo che in caso di errore, o peggio, reclamo del cliente, è necessario adoperarsi perché quel problema non capiti più.
Chi usa MyMax sa bene come gestire un reclamo di un cliente in modo professionale e senza fare carta: io, tra l’altro, considero la gestione di una lamentela del cliente una opportunità per rafforzare ulteriormente il rapporto con quest’ultimo che avrà l’opportunità di vederti in azione per tutelare i suoi interessi. Quindi, dopo aver risolto il problema, cosa c’è di meglio che scrivere una bella lettera per far sentire il cliente coccolato ed in una botte di ferro?
Ma c’è un problema: come scrivere una lettera siffatta? Facile, ti fai dare una mano dall’intelligenza artificiale. Vediamo come.
Gestione del reclamo
In questo articolo non ti mostro il funzionamento di MyMax (do per scontato che tu lo utilizzi già e lo conosca) e quindi ti mostro solo la parte di software che mi interessa per fare un esempio.
Simuliamo il reso di un prodotto per un problema dimensionale.
In MyMax dovrai compilare per bene tutti i campi relativi al reclamo cliente, avendo cura di specificare bene ciò che è stato segnalato, i risultati dell’analisi effettuata sui resi e le decisioni prese (vedi fig. 1):
Più informazioni inserisci negli appositi campi, più l’intelligenza artificiale sarà in grado di fare una lettera fatta bene.
Ora che i dati sono stati inseriti dovrai solamente cliccare su Suggerimento ChatGPT lettera a Cliente (vedi Fig. 2):
Fig. 2
Si aprirà una pagina che mostrerà il prompt da passare all’intelligenza artificiale (Fig. 3):
Fig. 3
Il testo che compare nel riquadro verde è generato dalla logica MyMax e dovrai selezionarlo e copiarlo integralmente. Ora lo passi a ChatGPT.
Il Prompt di MyMax
Il testo prodotto da MyMax che hai copiato, viene creato secondo la logica della piattaforma ed in funzione dei dati che hai registrato e funge da comando per ChatGPT affinché ti produca la lettera che desideravi.
Quello che vedi qui è un esempio di ciò che produce MyMax, e presto avrai la possibilità di utilizzare Prompt diversi e ottimizzati per tutti i tipi di non conformità, comprese quelle dei fornitori.
Ed ora Intelligenza Artificiale
Apri ChatGPT (devi registrarti gratuitamente) ed incolla il testo copiato in precedenza nell’apposita casella (Fig. 4):
Fig. 4
Dai il comando di avvio e ChatGPT scriverà una lettera perfetta per te.
Ecco un esempio:
OGGETTO: Risposta al Reclamo Cliente n. 137 del 23/03/2024
Gentile Cliente 1,
Con la presente desideriamo ringraziarla per averci segnalato il reclamo relativo alla commessa 234 datata 20.02.2024 (ordine 128 del 12.01.2024). Siamo profondamente dispiaciuti per l’inconveniente causato dai pezzi difettosi che ha ricevuto.
Abbiamo effettuato un’approfondita analisi della situazione e desideriamo condividere con lei le nostre conclusioni e le azioni intraprese per risolvere prontamente la questione.
Dal nostro esame è emerso che uno dei nostri processi produttivi ha riscontrato un errore nell’impostazione manuale di un’attrezzatura, causando un aumento non previsto del diametro esterno dei pezzi. Riconosciamo che ciò ha comportato la consegna di prodotti non conformi ai nostri standard di qualità.
In risposta al suo reclamo, abbiamo deciso di accettare il reso integrale del lotto in questione. Ci impegniamo a sottoporre ogni pezzo ad un rigoroso controllo al 100% e a procedere con la produzione ex novo dei pezzi difettosi. Questo garantirà che lei riceva una fornitura conforme alle sue aspettative e ai nostri elevati standard di qualità.
Ci scusiamo sinceramente per l’errore e per qualsiasi disagio che questo possa averle arrecato. La sua soddisfazione è la nostra priorità assoluta e stiamo adottando tutte le misure necessarie per evitare che situazioni simili si verifichino in futuro.
La terremo tempestivamente informata sui tempi di lavorazione e sulla spedizione del nuovo lotto. Se desidera ulteriori chiarimenti o ha altre richieste, non esiti a contattarci.
Grazie per la sua comprensione e per la fiducia che continua a riporre nei nostri prodotti e servizi.
Cordiali saluti,
Massimo Bolla
Gestore del Reclamo Cliente
Bella vero?
La risposta dipende da ciò che hai scritto in MyMax e tieni presente che ChatGPT è in grado, con un solo click, di rielaborare risposte sempre diverse in modo che tu possa scegliere quella che preferisci.
Ovviamente puoi ancora fare delle modifiche al testo proposto prima di inviarlo al cliente, ma in ogni caso, farai una bella figura (però ricordati che l’importante è risolvere il problema produttivo, altrimenti le parole non servono a niente).
Conclusione
MyMax sta sviluppando decine di logiche per la produzione di prompt da passare all’intelligenza artificiale, sia per scrivere lettere professionali, sia per avere suggerimenti pratici su come gestire il sistema qualità (…suggeriscimi una azione correttiva…).
Non ti resta che registrarti gratuitamente su MyMax e continuare a leggere gli articoli che pubblico per diffondere al massimo la cultura della qualità.
Ricordati che qualità significa soddisfazione del cliente e che e da quella soddisfazione che dipende il tuo successo.
Contattami all’indirizzo max@massimobolla.it se hai bisogno di consulenza sugli argomenti trattati da questo articolo.
