La gestione delle registrazioni in una PMI secondo la ISO 9001:2015
Questo articolo spiega come gestire in modo efficace la documentazione e le registrazioni aziendali, cosa non sempre semplice per molte PMI. La ISO 9001:2015 stabilisce requisiti specifici per la gestione delle “informazioni documentate”, ma spesso le aziende hanno difficoltà a tradurre questi requisiti in un sistema pratico e funzionale.
In questo articolo vediamo come strutturare una procedura (esemplificativa) di gestione delle registrazioni aziendali, con esempi pratici.
1. Scopo e campo di applicazione
Questa procedura stabilisce le modalità per la gestione delle registrazioni aziendali al fine di garantire la loro corretta identificazione, archiviazione, protezione, recupero e conservazione, in conformità con la norma ISO 9001:2015.
2. Definizioni
- Registrazione: Documento che fornisce evidenza oggettiva delle attività svolte.
- Informazioni documentate: Qualsiasi documento richiesto dal sistema di gestione per supportare l’efficacia dei processi.
- Responsabile del processo: Figura incaricata della gestione e conservazione delle registrazioni nel proprio ambito di competenza.
3. Responsabilità
- Direzione: Assicura l’attuazione della procedura.
- Responsabili di processo: Si occupano della registrazione e conservazione dei documenti.
- Personale aziendale: Compila correttamente i documenti e rispetta le procedure stabilite.
4. Modalità operative
4.1 Identificazione e compilazione delle registrazioni
Tutte le registrazioni devono riportare almeno le seguenti informazioni:
- Nome del documento
- Data di emissione
- Persona responsabile della compilazione
- Riferimento al processo aziendale
Esempio: Un’azienda di produzione compila un Rapporto di Controllo Qualità per ogni lotto di produzione. Il documento deve riportare:
- Codice lotto
- Risultati dei test di qualità
- Firma del responsabile del controllo qualità
- Eventuali non conformità riscontrate
4.2 Archiviazione e accessibilità
Le registrazioni devono essere archiviate in un sistema organizzato, sia in formato cartaceo che digitale, in modo che possano essere facilmente recuperate quando necessario.
Esempio:
- I rapporti di ispezione vengono archiviati in una cartella condivisa sul server aziendale con accesso riservato ai responsabili.
- I documenti cartacei vengono conservati in un archivio fisico, organizzato per anno e tipologia.
4.3 Protezione e integrità
Le registrazioni devono essere protette da accessi non autorizzati, modifiche non controllate e deterioramento.
Esempio:
- I file digitali sono protetti con permessi di accesso e backup automatici.
- I documenti cartacei sono custoditi in un armadio chiuso con accesso riservato ai responsabili.
4.4 Conservazione e tempi di mantenimento
Ogni tipo di registrazione deve avere un periodo di conservazione definito in base ai requisiti normativi e aziendali.
Esempio:
- Ordini di produzione: conservazione 5 anni
- Rapporti di non conformità: conservazione 3 anni
- Registri di formazione del personale: conservazione 10 anni
4.5 Eliminazione delle registrazioni
Le registrazioni obsolete o non più necessarie devono essere eliminate in modo sicuro per evitare perdite di dati sensibili.
Esempio:
- I documenti cartacei vengono triturati prima dello smaltimento.
- I file digitali vengono cancellati definitivamente seguendo una procedura di eliminazione sicura.
5. Monitoraggio e miglioramento
Periodicamente, la direzione verifica l’efficacia della gestione delle registrazioni attraverso audit interni e feedback del personale. Eventuali inefficienze o problemi riscontrati portano a un miglioramento della procedura.
Esempio: Durante un audit interno si scopre che alcuni rapporti di ispezione non sono stati archiviati correttamente. Viene quindi aggiornata la procedura inserendo un controllo mensile da parte del responsabile.
Conclusione
Adottare una procedura chiara per la gestione delle registrazioni permette a una PMI di garantire la conformità ai requisiti della ISO 9001:2015 e migliorare l’organizzazione interna. Un sistema efficace aiuta a mantenere traccia delle informazioni critiche, ridurre gli errori e facilitare il lavoro quotidiano.
