Come gestire i documenti Dropbox con MyMax senza spendere nemmeno 1 cent!

Scrivo questo articolo per rispondere ad una delle domandi frequenti delle persone che utilizzano MyMax, o che ci si avvicinano per la prima volta.

La domanda è la seguente:

se devo condividere dei documenti con dei miei colleghi devo pagare lo spazio web di MyMax?

La risposta è no e oggi ti faccio vedere come puoi fare ad utilizzare le capacità di MyMax (con le quali soddisfi ogni requisito relativo alla gestione dei documenti, o informazioni documentate come recita la nuova ISO 9001:2015) e le potenzialità di un altro strumento gratuito quale Dropbox.

Questo vuol dire che puoi usare MyMax gratuitamente per gestire, condividere e diffondere online tutti i documenti che vuoi: non sei obbligato ad acquistare spazio web per i tuoi documenti.

Crea una cartella Dropbox

La prima cosa che devi fare è creare una cartella Dropbox (basta che vai su www.dropbox.com) registrandoti come indicato sul sito.
Una volta che hai creato la tua cartella la puoi condividere con chi vuoi e quindi scambiare sul cloud tutti i file che ci sono al suo interno.

Disporre di una cartella condivisa però, per quanto comodo, non è sufficiente per avere sotto controllo le informazioni di cui ti serve conoscere revisione, edizione, autore, ecc… e, soprattutto, le modalità di gestione (chi le produce, come le verifichi, quando scadono…).

Fortunatamente, una volta che il documento è nella cartella Dropbox, MyMax pensa a tutto il resto.

Ecco un esempio di una cartella condivisa:

Ci ho copiato dentro, per fare un esempio, un file Prova.zip ed ora voglio gestirlo con MyMax.

Prima cosa da fare è cliccare sul file con il tasto destro del mouse e selezionare Condividi Link  Dropbox:

Riceverai un messaggio che ti confermerà che il link è stato messo negli appunti.

Ora ci pensa MyMax

Accedi a MyMax (qui do per scontato che tu ne conosca le procedure, altrimenti basta che ti registri, entri e le scarichi gratis) e carica i dati del documento da condividere come nell’esempio sotto:

Salva i dati e continua fino a quando accedi alla pagina sotto in cui devi copiare il link prodotto da Dropbox

Salva ed il gioco è fatto.

Se ora vai nell’elenco dei documenti (disponibile a chiunque abbia accesso a MyMax con Utente e Password) vedrai il tuo documento elencato e potrai scaricarlo ovunque tu sia:

Adesso hai tutto sotto controllo

Ricapitoliamo quello che abbiamo fatto:

• avevamo una informazione in formato elettronico da gestire e da condividere
• l’abbiamo inserita in una cartella di Dropbox gratuita
• abbiamo inserito le regole di gestione dell’informazione su MyMax
• abbiamo inserito in MyMax il link dell’informazione presente su Dropbox

Ora tutto è sotto controllo ed è possibile scaricare il file in qualsiasi momento: costo dell’operazione = 0 (zero) euro.

Se l’informazione è soggetta a scadenza MyMax ti informerà.

Se l’informazione è soggetta a verifica periodica MyMax ti avviserà.

Se l’informazione deve avere conferma di lettura MyMax ti avviserà.

Se l’informazione richiede firme elettroniche MyMax ti avviserà.

Posso continuare per 10 minuti con i se, ma credo che ora ti sia chiaro cosa voglia dire usare MyMax invece dei vecchi sistemi che i vari consulenti ti hanno sempre propinato (a pagamento, come la loro obsoletissima consulenza).

Bene, ora inizia il lavoro serio.

Semplifica la tua attività
contatta i consulenti MYMAX
Guarda le nuove proposte che ti ho riservato.