Con la qualità devi assolutamente ridurre i costi

In questo blog si parla di qualità e si affrontano le problematiche di integrazione del sistema con altri modelli gestionali (Sicurezza ed Ambiente in primis), ma, come tutti sanno, non si può fare qualità gratis e quindi disporre delle basi di economia aziendale è requisito fondamentale per chi voglia sfruttare a fondo ciò che scrivo in questo spazio.

E così questo è un articolo dedicato esclusivamente ai problemi economici dell’azienda: serve per imparare a sopravvivere alle mutate, e definitive, condizioni di mercato che tutti chiamano crisi, e che comporta necessariamente una preparazione diversa da parte di ogni persona.

Se ti occupi di qualità e vuoi veramente contare qualcosa in azienda, prima di essere spazzato via da una segretaria che sa fare di conto, non hai che da fare 2 cose:

• trovare il modo di fare vendere di più l’azienda con il tuo sistema qualità e/o
• trovare il modo di ridurre i costi aziendali con il tuo sistema.

Oggi ci voglio provare, voglio superare la naturale (e incomprensibile) diffidenza che i responsabili qualità hanno nei confronti dell’economia: ti voglio fornire gli strumenti di base per fare qualcosa di utile che ti porti ad essere autorevole in azienda.

Non conti niente in una organizzazione, specie PMI, se non parli adeguatamente il linguaggio dell’Euro: chi segue il METODO MYMAX i costi li calcola alla grande e in azienda è rispettato.

Ma se vuoi continuare a non contare niente chiudi pure questa pagina, non mi offendo, ma sappi che se continui mi troverai un po’ “spigoloso”.

Chi deve leggere queste righe

Gli esperti gestionali non leggano queste pagine. Sono già troppo competenti e le troverebbero addirittura fuorvianti, troppo semplificative: la gestione economica dell’azienda deve essere complicata, riservata a pochi, così almeno nessuno ci capisce niente ed i ragionieri diventano insostituibili.

Va bene, sto provocando, ma se sei un Responsabile Qualità leggi con attenzione invece, perché ti fornirò tanti strumenti affilati da usare domani mattina per migliorare l’azienda e la tua carriera: userò parole semplicissime ed esempi banali, ma non ti preoccupare, perché se hai queste basi diventi utile in azienda.

Se invece sei un piccolo imprenditore leggi lo stesso la pagina e sappi che in questi articoli (ne trovi altri sul blog) ti insegno a ridurre i prezzi e non i margini!

Si può aumentare un margine abbassando i prezzi? Sì, se sai come fare ed eviti di dare giudizi senza un minimo di competenza.

Prima regola fondamentale

Cominciamo a chiarire un concetto: ridurre i costi non significa solo chiedere sconti ai fornitori o pagare meno la corrente.

Queste attività la fai già da solo senza il mio aiuto.

Ridurre i costi significa far costare meno i prodotti ed i servizi che produci.

Se la tua obiezione è che pagando meno le materie prime o le bollette, il costo dei prodotti finiti diminuisce automaticamente, non sai quanto hai bisogno di leggere tutto l’articolo almeno 100 volte.

Devi capire perché un prodotto può costare diversamente anche se i costi aziendali non variano.

Potrebbe costare di più anche in caso di riduzione delle materie prime. Non si può mai essere certi di niente (ma lasciamo stare Heisenberg)!

Seconda regola fondamentale: costi e pagamenti sono due cose diverse

Non confondere i costi con i pagamenti.

Qui siamo all’abc dell’economia, ma è doveroso fare questa precisazione.

Supponiamo che tu compri un KG di pane che costa 1 €.

Se lo paghi dopo un mese perché il panettiere ti fa credito, il costo è sempre di 1 € ed è di competenza del mese in cui hai comprato il pane, ma il movimento finanziario (i soldi che fisicamente vanno dalla tua tasca alla cassa del negozio) si verifica nella data in cui paghi.

Secondo questa regola, anche se tu il pane non lo pagherai mai, avrai sempre un costo di 1 € (quell’€ rimane nelle tue tasche anche se hai di fatto un costo).

Quindi il costo con i pagamenti non centra niente. E’ chiaro?

Se non lo è, approfondisci il concetto prima di proseguire.

Come cominciare

E’ ora di iniziare a lavorare in pratica.

Hai mai visto un bilancio? Ne hai sentito parlare qualche volta vero? Il bilancio invece ti conosce perfettamente.

Fai un salto in amministrazione, ma occhio che è piena di persone straqualificate e straimpegnate che, visto che probabilmente puzzi di officina, ti guarderanno come un alieno.

Mi è scappata un’altra provocazione!

Fatti dare il conto economico (lo chiameranno bilancio di verifica) dell’ultimo anno: fatti garantire che sia completo e che non manchi niente. Ti ho detto di chiedere solo il conto economico perché è la parte di bilancio in cui compaiono i costi ed i ricavi (i ricavi, per il momento, chiamiamoli fatturato).

Lascia stare l’altra parte di bilancio che è lo stato patrimoniale, non ti serve adesso (e se la tua azienda non è una SRL o una SPA non c’è nemmeno).

Ce l’hai in mano il conto economico? Bene, il tuo primo compito è capire come è composto e che cosa sono i numeri che vedi stampati.

Inizia a leggerlo: ti accorgerai che le voci (i conti) sono raggruppati su 3 livelli (potrebbero essere di più ma non cambia niente).

Lo schema potrebbe essere simile a quello in questa tabella (ti ho messo solo alcuni conti per fare un esempio):

Ci metti 5 minuti a crearti uno schema ad albero su 3 livelli con cui ricostruisci il conto economico della tua azienda. Vedrai comunque che le stampe del ragioniere sono già chiare e, appena avrai un minimo di esperienza, le leggerai facilmente.

Vedrai una cosa simile a questa:

1…LIVELLO 1 (Mastro)
2……LIVELLO 2 (Sottomastro)
3………LIVELLO 3 (Conto)
3………LIVELLO 3 (Conto)
2……LIVELLO 2 (Sottomastro)
3………LIVELLO 3 (Conto)
ecc…

A fianco di ogni conto c’è il valore del costo, a fianco del sottomastro c’è l’importo pari alla somma dei conti di quel sottomastro e a fianco del mastro, c’è il costo totale che è la somma di tutti i costi.

Se hai fatto la quinta elementare…

Conoscere i numeri

Fatti spiegare ogni singolo conto, perché si chiama così e perché è usato in quel determinato modo.

Cosa registra il ragioniere in un conto e cosa registra nell’altro: dopo ti serviranno moltissimo queste informazioni.

La bolletta dell’ENEL, in quale conto viene registrata? La fattura del fornitore di manutenzione caldaie dove viene registrata? Che cosa vuol dire e cosa si registra nel conto Godimento beni di terzi (non fate battute ironiche)?

Studiati bene il conto economico, ci metti poco in una PMI, ed insisti per avere le informazioni: scriviti tutto.

Questa fase è importantissima: quando sei sicuro di averla conclusa e di aver capito tutto passi alla fase successiva.

Come calcolare i costi con il mio METODO MYMAX

Il mio obiettivo è mettere in condizione una persona che non ha mai studiato economia di calcolare i costi e quindi vorrei procedere con esempi pratici e semplici.

Sicuramente ti troverai in difficoltà le prime volte, anche perché il mio suggerimento è

1. prima studia i miei consigli e poi,
2. chiedi l’assistenza iniziale di un nostro specialista.

Segui il mio ragionamento.

Perché ti serve calcolare il costo? Perché vuoi essere certo che i prezzi che indichi in offerta ti diano un margine.

Allora, visto che non sai come destreggiarti, parti dal fondo.

Torna in amministrazione, o da chi calcola i costi dei prodotti per fare le offerte e chiedi come fa a fare il calcolo.

Di norma, in una azienda produttiva, il costo di un prodotto è la somma di:

1. costo dei materiali utilizzati (hai le fatture dei fornitori e quindi sai bene cosa costano)
2. costo di eventuali lavorazioni esterne (anche qui hai le fatture)
3. costo delle lavorazioni interne
4. costi generali.

Le voci 1 e 2 le capisce anche il centralinista, ma le 3 e 4 dovrebbero farti accendere la spia di allarme.

Che significa costo delle lavorazioni interne?

Significa che se il reparto Torneria costa 10 €/ora e per fare il tuo pezzo ci metti 2 ore, il costo della lavorazione interna è 20 €.

Ecco qual è il problema da risolvere: individuare il costo orario del reparto è l’obiettivo del controllo dei costi: lo hai capito ora?

L’altro obiettivo è il calcolo dei costi generali ed ora vedremo come si fa?

Andiamo per gradi.

Fuori dagli schemi

Hai già studiato come è composto il conto economico.

Ora non ragionare da economista, ragiona per processi: riprenditi in mano lo schema utilizzato per fare le offerte e identifica tutti i reparti aziendali che sono considerati, o meglio, le lavorazioni interne che sono valorizzate. Troverai, per esempio:

• tranceria
• torneria
• fresatura
• manodopera
• ecc…

Alla fine di ogni calcolo costi troverete l’immancabile % spese generali.

L’elenco non sarà lungo: vi accorgerete che da nessuna parte compare la voce magazzino, uffici, manutenzione, ecc… In pratica non sono i reparti ad essere valorizzati, bensì, come corretto, le lavorazioni produttive.

Se così non è siete davanti ad un probabile sistema di calcolo errato: non mi è mai capitato in 25 anni di esperienza di vedere modelli di calcolo diversi da quello che vi ho citato e che avessero una base matematica corretta, mai!

Tutte le lavorazioni di supporto, per esempio la manutenzione, sono normalmente comprese nel costo della lavorazione principale. Meglio fare un esempio:

• La mia azienda fa torneria in conto lavoro
• Il materiale me lo da il cliente e quindi non mi costa niente
• Il tornio ha 20 anni e quindi non mi costa più niente
• ho un operaio tornitore che mi costa 10 € ora
• ho un operaio manutentore che mi costa 10 € ora e che lavora solo per la manutenzione del tornio
• posso tranquillamente dire che il costo della tornitura è di 10 + 10 = 20 €
• se invece ho anche un reparto di tranciatura con un altro operaio da 10 €, la trancia vecchia a costo 0 ed il manutentore lavorasse 80% per la trancia e 20% per il tornio, avrei come costo di tornitura 10 + 2 = 10 € e per la tranciatura 10 + 8 = 18 €.

Dai che non è complicato! Per il momento non preoccuparti se gli importi dell’esempio erano orari o altro.

Ora è venuto il momenti di fare l’elenco di tutte le lavorazioni principali che devono essere valorizzate per fare le offerte. Continuiamo con il nostro esempio semplice:

• Tornitura
• Tranciatura
• Finitura manuale

Ripartizione dei costi

E’ venuto il momento di riprendere in mano il conto economico e suddividere i costi nelle varie lavorazioni.

Non considerare in questa fase le materie prime e le lavorazioni esterne: come abbiamo visto sopra non incidono sul costo del tuo lavoro: tornire ferro o oro non cambia il costo del tornio e dell’operaio. Quello che cambia è il tempo che impieghi a lavorarli.

Questo operaio va in tornitura, questo in tranciatura, questo lo divido 30 percento qua e 70 % la, il costo di questa macchina, va li, ecc…

I costi che non vanno in nessuna lavorazione mettili in una voce che chiami Costi Generali: se non vi sono motivi particolari la regola è che la segretaria va nelle spese generali, la qualità pure, come i costi di energia che non puoi attribuire alle lavorazioni, i costi bancari, ecc…

Quando avrai finito tutto sarà molto più chiaro: se hai dei casi dubbi non preoccuparti. Decidi dove mettere il costo e annotati la tua decisione. Un domani potrebbe essere importante risalire al perché oggi hai deciso di operare quella scelta.

Ora sai che la torneria costa X in un anno (hai preso i valori del bilancio dell’anno scorso) e cosa costa ogni altra lavorazione: il ragioniere questi costi li chiama Costi Diretti ed ha ragione perché sono direttamente proporzionali alla produzione che fai. Più lavori più hai costi (se mangi un panino ad ogni pasto e fai 10 pasti mangi 10 panini e questa è una proporzione diretta che vale, per esempio, anche per i materiali che compongono un prodotto finito).

Sai anche a quanto ammontano le spese generali: mica poco per un principiante.

Avvertenze

Stai attento perché:

• alcune volte il Ragioniere registra sotto un unico conto sia costi diretti che costi generali, perché per il suo lavoro non è un problema. Per esempio, se usi il gas per produrre un articolo è un costo diretto (se non produci non spendi), ma se lo usi anche per scaldare gli uffici e la bolletta è unica, diventa necessario suddividere i costi
• voci dubbie ne troverai tante (se il Capo Officina oltre a gestire il personale fa andare anche delle macchine, è diretto o generale? I manutentori sono diretti o generali?) e quindi perdici tutto il tempo che ti serve per fare un lavoro preciso. Se un conto contiene voci dirette e generali stabilisci la percentuale dell’uno e dell’altro.
• non perdere ore per analizzare costi di pochi euro, mettili nei generali

Hai finito questa attività? Se l’hai fatta bene hai fatto un passo da gigante. Ora sai quali costi variano al variare della produzione e quali invece saranno indipendenti dal lavoro svolto. Fatti aiutare dai contabili per fare bene questo lavoro! è importantissimo.

Fai la tua prima analisi

Senza che te sia accorto puoi fare il tuo primo calcolo economico: il rapporto percentuale tra Costi Generali e Costi Diretti.

Se hai trovato 1.000.000 € di Costi Diretti e 500.000 € di Costi Generali basta fare 500.000/1.000.000*100 = 50%

I Costi Generali pesano il 50% dei Costi Diretti

E ora che lo sai che ci fai?

Inizi a ragionare

Supponiamo che la tua sia una azienda commerciale (per le produttive aspetta il prossimo articolo, qui devi solo iniziare a ragionare): hai comprato un mattone a 10 € (questo è il costo diretto) e ne vuoi calcolare il costo complessivo per la tua azienda.

Siccome hai costi generali pari al 50% dei costi diretti, per avere il costo totale del tuo mattone devi aggiungere il 50% del suo costo diretto, ovvero 5 €. Il mattone costa quindi 10 (Diretto) + 5 (Generale) = 15

Ora che sai che costa 15 € devi venderlo ad un prezzo più alto se vuoi guadagnare qualcosa: se lo vendi a 16 € guadagni 1 €, se lo vendi a 14 €… dopo che hai letto l’articolo saresti irrecuperabile.

Osserva una cosa: ti sei dato da fare per comprare il mattone a 9,5 € anziché 10, ma i costi generali sono aumentati perché è stato assunto un nuovo Responsabile Qualità e quindi ora pesano per il 60%: il tuo mattone ora costa 9,5 + (9,5 * 60%) = 15,2 €

Costa di più, lo sconto del fornitore non è stato sufficiente per migliorare la situazione.

Sarebbe stato meglio, analizzando i dati, intervenire sul costo generale: ma è troppo presto per trarre conclusioni, oggi il tuo compito è capire ciò che hai letto fin qui.

Terza regola fondamentale

Costo e prezzo sono due cose diverse, non li confondere mai. Il prezzo è quanto il cliente paga, il costo… ora lo dovresti sapere.

Quarta regola fondamentale

Si gioca a bocce ferme: se stai analizzando il passato, come nel nostro caso in cui leggiamo un bilancio già chiuso, i dati sono certi e quindi il 50% preso ad esempio è tanto più preciso tanto più hai distinto correttamente i costi diretti e generali.

Se l’analisi ti serve per calcolare il costo di prodotti che farai in futuro devi stare attento: chi ti dice che quest’anno la percentuale di spese generali sia ancora del 50% ? Te lo dice il budget (basta prevedere le voci che avevi a bilancio cercando di fare un po’ di attenzione) ed una analisi mensile del conto economico. Ma lo vedremo nel prossimo articolo.

Per oggi hai già fatto tanto e tutto, lo so già, ti sembra difficile. Se è cosi leggiti, come diversivo, l’articolo “Non esistono cose facili e cose difficili”.

Allenati, allenati, allenati e aspetta il prossimo articolo tra pochi giorni: come sempre ti do la possibilità di usare gratis strumenti che gli altri non ti danno nemmeno a pagamento in modo tale che tu possa avere la conferma della bontà del mio METODO MYMAX e se hai necessità di chiarimenti contattami pure all’indirizzo mm@mmax.it

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