La Certificazione degli Studi dei Dottori Commercialisti – ISO 9001:2015 vs UNI 11871:2022

Negli ultimi anni, il mondo delle professioni legali e contabili ha visto una crescente necessità di standardizzare i processi e migliorare la qualità dei servizi offerti. In questo contesto, la norma UNI 11871:2022 dovrebbe rappresentare un passo significativo verso l’eccellenza operativa negli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti. Questa certificazione, rilasciata dall’Ente Italiano di Normazione (UNI), si pone l’obiettivo di garantire la qualità e l’efficacia organizzativa di tali studi, promuovendo una gestione più efficiente e trasparente.

Cosa prevede la UNI 11871:2022?

La UNI 11871:2022 è una norma volontaria che stabilisce i requisiti per la certificazione degli studi professionali, specificamente quelli di avvocati e dottori commercialisti. La norma è progettata per essere flessibile e adattabile alle esigenze di studi di diverse dimensioni, con particolare attenzione alla gestione dei processi interni, alla qualità del servizio, e alla soddisfazione del cliente.

I principali ambiti coperti dalla norma includono:

1. Gestione della qualità: La norma richiede agli studi professionali di implementare un sistema di gestione della qualità che garantisca la continuità e l’affidabilità del servizio offerto. Ciò include il monitoraggio continuo delle performance e l’adozione di misure correttive ove necessario.
2. Organizzazione e gestione interna: Viene posta una forte enfasi sulla strutturazione organizzativa dello studio, che deve essere chiara e orientata all’efficienza. La norma prevede anche la definizione di ruoli e responsabilità, nonché l’adozione di pratiche di lavoro che facilitino la collaborazione e la comunicazione interna.
3. Gestione della clientela: UNI 11871:2022 pone particolare attenzione alla gestione dei rapporti con i clienti, con l’obiettivo di garantire un elevato livello di soddisfazione. Gli studi devono implementare procedure per la raccolta e la gestione dei feedback dei clienti, nonché per la risoluzione dei reclami.
4. Formazione e sviluppo professionale: La norma incoraggia una formazione continua del personale, con l’obiettivo di mantenere e migliorare le competenze professionali necessarie per fornire servizi di alta qualità.
5. Gestione dei rischi: Gli studi devono identificare e gestire i rischi associati alla propria attività, inclusi quelli legati alla sicurezza delle informazioni e alla conformità normativa.

Vantaggi della Certificazione UNI 11871:2022

L’adozione della certificazione UNI 11871:2022 offre numerosi vantaggi agli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti:

• Miglioramento della reputazione: La certificazione attesta l’impegno dello studio verso l’eccellenza e la trasparenza, migliorando la reputazione e aumentando la fiducia dei clienti.
• Maggiore competitività: Gli studi certificati possono distinguersi dalla concorrenza, offrendo un valore aggiunto che può attrarre nuovi clienti e fidelizzare quelli esistenti.
• Efficienza operativa: L’implementazione di un sistema di gestione conforme alla UNI 11871:2022 favorisce una maggiore efficienza interna, riducendo errori e ottimizzando le risorse.
• Conformità normativa: La norma aiuta gli studi a mantenere un alto livello di conformità rispetto alle normative vigenti, riducendo il rischio di sanzioni e controversie legali.

Differenze tra UNI 11871:2022 e ISO 9001:2015

Sebbene entrambe le norme abbiano l’obiettivo di migliorare la qualità dei processi e dei servizi offerti, la UNI 11871:2022 e la ISO 9001:2015 presentano differenze sostanziali, legate soprattutto all’ambito di applicazione e al focus specifico:

1. Ambito di applicazione:
   • UNI 11871:2022: È una norma specifica per gli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti. È stata sviluppata per rispondere alle esigenze e peculiarità di questi professionisti, con particolare attenzione alla gestione interna, ai rapporti con i clienti e alla conformità normativa del settore.
   • ISO 9001:2015: È una norma internazionale di carattere generale applicabile a qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni. Si concentra sulla gestione della qualità e sull’ottimizzazione dei processi aziendali in modo ampio.
2. Focus sui requisiti:
   • UNI 11871:2022: Pone un forte accento sulla gestione specifica degli studi professionali, includendo requisiti particolari per l’organizzazione dello studio, la gestione delle relazioni con i clienti e la formazione professionale continua. È una norma più focalizzata sui processi interni e sulla gestione dei rischi tipici degli studi legali e contabili.
   • ISO 9001:2015: Si concentra su un sistema di gestione della qualità che può essere adattato a vari contesti. I requisiti della ISO 9001:2015 riguardano più in generale la leadership, la pianificazione, il supporto, il funzionamento, la valutazione delle prestazioni e il miglioramento continuo.
3. Personalizzazione:
   • UNI 11871:2022: La norma è progettata per essere altamente personalizzabile, tenendo conto delle dimensioni e delle specifiche esigenze dello studio professionale. Questa caratteristica la rende particolarmente adatta a studi piccoli e medi.
   • ISO 9001:2015: Pur essendo flessibile, la ISO 9001:2015 richiede un approccio più generico che deve essere pensato bene per rispondere perfettamente alle necessità specifiche degli studi professionali di avvocati e commercialisti senza significative personalizzazioni. E’ più facile l’integrazione con altri sistemi.
4. Certificazione:
   • UNI 11871:2022: La certificazione secondo questa norma è pensata per dimostrare il rispetto degli standard specifici per studi legali e contabili, aumentando la credibilità e la fiducia dei clienti in questi settori.
   • ISO 9001:2015: La certificazione ISO 9001:2015 è riconosciuta a livello internazionale e può essere un vantaggio competitivo in diversi settori, ma non fornisce la stessa specificità settoriale offerta dalla UNI 11871:2022.

Conclusioni

La certificazione UNI 11871:2022 rappresenta una grande opportunità per gli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti di migliorare la propria organizzazione, la qualità dei servizi offerti e la soddisfazione dei clienti. Pur condividendo alcuni principi generali con la ISO 9001:2015, la UNI 11871:2022 si distingue per il suo focus specifico sul settore legale e contabile.

Adottare la UNI 11871:2022 significa non solo seguire standard di eccellenza operativa, ma anche affrontare le sfide specifiche del settore con una maggiore preparazione e consapevolezza. E’ necessario valutare caso per caso quale modello adottare.

Quale preferisco adottare io? Se dovessi dare un consiglio, direi di orientarsi verso la norma ISO 9001:2015 che permette maggiore flessibilità di applicazione per uno Studio.

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