Verifica del Sistema di Monitoraggio dei Processi durante gli Audit Interni del Sistema Qualità
Gli audit interni, se condotti con attenzione e metodo, rappresentano uno strumento essenziale per garantire che un sistema di gestione della qualità (SGQ) non solo aderisca agli standard ISO 9001:2015, ma contribuisca attivamente al miglioramento continuo dei processi aziendali. Un aspetto cruciale di questi audit è l’analisi del sistema di monitoraggio dei processi, che include la misurazione dell’efficacia, l’affidabilità dei dati e l’uso dell’analisi per migliorare le performance. Questo approccio, se esteso anche ai processi contabili e amministrativi in conformità con l’articolo 2086 del Codice Civile, può portare a un miglioramento integrato dell’intera struttura aziendale.
Punti chiave per verificare il Monitoraggio del Sistema Qualità
Durante un audit interno, è fondamentale esaminare a fondo il sistema di monitoraggio, focalizzandosi su tre aspetti chiave:
1. Indicatori di misurazione dell’efficacia del sistema di gestione della qualità
Il primo passo è identificare chiaramente quali sono i parametri che l’organizzazione utilizza per valutare l’efficacia del proprio SGQ. Questi indicatori possono riguardare vari aspetti, come la riduzione dei difetti, il miglioramento dei tempi di consegna o la crescita della soddisfazione del cliente. Tuttavia, non vanno trascurati gli indicatori relativi ai processi contabili e amministrativi, come l’accuratezza delle scritture contabili e la puntualità nella presentazione dei report finanziari. Valutare se questi indicatori sono coerenti con gli obiettivi strategici dell’azienda è essenziale per capire se il SGQ sta realmente contribuendo al successo dell’organizzazione.
2. Affidabilità e accuratezza dei dati raccolti
Per ottenere una visione precisa dell’efficacia del SGQ, i dati su cui si basano le analisi devono essere affidabili e accurati. Durante l’audit, è importante verificare i metodi utilizzati per la raccolta dei dati, l’adeguatezza degli strumenti impiegati e la preparazione del personale coinvolto. Nei processi contabili e amministrativi, ciò si traduce nella verifica della coerenza delle registrazioni e dell’efficacia dei controlli interni. Garantire la precisione dei dati in queste aree è cruciale non solo per il monitoraggio della qualità, ma anche per la conformità alle normative, come richiesto dall’articolo 2086 del Codice Civile, che impone l’adozione di assetti adeguati e strutturati.
3. Utilizzo dell’analisi dei dati per il miglioramento continuo
Raccogliere dati di qualità è solo il primo passo. L’efficacia del sistema di monitoraggio dipende dalla capacità dell’organizzazione di utilizzare questi dati per identificare opportunità di miglioramento. Durante l’audit, è utile valutare come l’organizzazione utilizza l’analisi dei dati per prendere decisioni informate, implementare azioni correttive e prevenire il ripetersi di problemi. Questo processo dovrebbe coinvolgere anche i dati relativi alla gestione contabile e amministrativa, contribuendo a migliorare la trasparenza finanziaria e la gestione del rischio. In questo modo, l’analisi dei dati diventa un elemento centrale per garantire l’efficacia complessiva del SGQ e per rispondere alle esigenze normative.
Integrazione dei Processi Contabili e Amministrativi nel Sistema Qualità
Un audit interno che si rispetti non può limitarsi a verificare solo i processi produttivi o di servizio. È necessario estendere la verifica anche ai processi contabili e amministrativi, integrandoli nel SGQ. Questo è particolarmente rilevante alla luce dell’articolo 2086 del Codice Civile, che richiede alle imprese di dotarsi di assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla loro dimensione e complessità. Monitorare l’efficacia e l’efficienza di questi processi (vedi anche il mio articolo Controllo dei processi Contabili ed Amministrativi all’interno di un Sistema Qualità) attraverso il SGQ non solo aiuta a mantenere la conformità legale, ma contribuisce anche alla stabilità e sostenibilità dell’organizzazione.
Conclusione
Gli audit interni ben condotti possono diventare un potente strumento per valutare e migliorare continuamente il sistema di gestione della qualità. Focalizzandosi sugli indicatori di efficacia, assicurando l’affidabilità dei dati e utilizzando l’analisi per guidare le decisioni, le organizzazioni possono ottenere un miglioramento reale delle loro performance.
Inoltre, integrando i processi contabili e amministrativi nel SGQ, e garantendo la loro conformità all’articolo 2086 del Codice Civile, le aziende possono rafforzare la loro struttura interna, migliorare la gestione del rischio e assicurarsi una maggiore resilienza e successo nel lungo periodo.
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