Misurare l’efficienza e la produttività dei dipendenti: come farlo e come sfruttare i risultati

Era il 1 ottobre 1984 ed io entravo per la prima volta nella mia vita in una linea di montaggio di una azienda italiana che faceva interruttori di media tensione. La sorte mi volle a fine linea, al montaggio finale, e venne un addetto dei Tempi e Metodi che mi fece vedere come montare questo complesso interruttore a vela: nessun documento, nessun appunto, solo la memoria di un giovane di 19 anni appena compiuti. Essendo a fine linea, quotidianamente ricevevo la visita dell’addetto al Controllo Qualità che verificava che i miei montaggi fossero conformi. Compilava un modulo e, se tutto andava bene, finiva lì.

Tra gli addetti al montaggio c’era poca solidarietà e, soprattutto, c’era molta attenzione che nessuno producesse più articoli di quelli previsti dai larghissimi tempi indicati a ciclo di produzione. Si lavorava a cottimo e raggiunto il massimo rendimento, potevi (dovevi) tranquillamente non fare più niente, altrimenti il Tempi e Metodi avrebbe tagliato i tempi e tutti avrebbero dovuto correre di più. E lì finivi male (erano altri tempi!).

Col senno del poi devo ammettere che era una idiozia, una di quelle che hanno portato l’Italia molto in basso. Gestire bene le risorse umane è fondamentale per ogni azienda che vuole crescere e prosperare. Tieni presente che all’epoca si buttava via oltre il 50% del tempo di produzione in queste scemenze. Io avrei dovuto montare un giorno 3 ed un giorno 4 interruttori, ma sia io che gli altri eravamo in grado di farne più di 10. Una storia di commesse avviate senza averle ufficialmente aperte…

Io non conoscevo nulla di economia, di contabilità industriale, di finanza, ma appena ne ho compreso l’importanza ho tanto studiato per arrivare a saper gestire una azienda anche con i numeri. Così oggi posso dirti che due indicatori chiave per misurare l’efficienza e la produttività dei dipendenti, che non puoi non avere in azienda, sono il fatturato per dipendente e il valore aggiunto per dipendente.

Grazie alla norma ISO 9001:2015, le aziende possono creare questi indicatori anche per dimostrare di avere adeguati assetti organizzativi e gestionali.

Misurazione delle prestazioni con la ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 ci insegna che le persone sono al centro del successo aziendale. Ecco come possiamo misurare la loro efficacia:

Fatturato per dipendente

• Cos’è: Misura quanto fatturato genera ogni dipendente.
• Come si calcola: Fatturato Totale / Numero di Dipendenti.
• Dati necessari: Dati contabili e del personale.

Valore aggiunto per dipendente

• Cos’è: Valuta il contributo netto di ogni dipendente, considerando i costi operativi.
• Come si calcola: (Fatturato Totale – Costi Operativi) / Numero di Dipendenti.
• Dati necessari: Bilanci aziendali e analisi dei costi.

Raccolta e analisi dei dati

Per raccogliere questi dati senza complicare troppo le cose, possiamo usare ciò che abbiamo già:

1. Utilizzo di sistemi esistenti
   • Software contabili ed ERP: Estrarre dati dai sistemi che già usiamo per la contabilità e la gestione delle risorse.
   • Gestione del personale: Usare i database delle risorse umane per ottenere informazioni aggiornate.
2. Automazione e integrazione
   • Automazione: Usare strumenti di automazione, come fogli di calcolo avanzati o software di Business Intelligence, per raccogliere e analizzare i dati.
   • Integrazione: Assicurarsi che i diversi sistemi informativi parlino tra loro per facilitare la condivisione dei dati.
3. Revisione e miglioramento continuo
   • Riesame della direzione: Integrare questi indicatori nei riesami periodici della direzione, come richiesto dalla ISO 9001:2015.
   • Feedback dai dipendenti: Coinvolgere i dipendenti nel processo, raccogliendo feedback e utilizzandolo per migliorare continuamente.

Conclusione

Misurare l’efficienza e la produttività dei dipendenti è essenziale per dimostrare che l’azienda è ben organizzata e gestita. La ISO 9001:2015 ci fornisce una struttura semplice per farlo, usando gli strumenti e i dati che già abbiamo. Con questi indicatori, possiamo dimostrare di avere adeguati assetti e puntare sempre al miglioramento continuo.