Integrare i processi contabili e amministrativi nel sistema di gestione ISO 9001:2015: una guida per le PMI

La norma ISO 9001:2015, concepita per promuovere sistemi di gestione della qualità efficienti, è applicabile a tutti i processi aziendali, inclusi quelli contabili e amministrativi. Questi processi, se ben integrati nel sistema di gestione, possono migliorare la trasparenza, l’efficienza e il controllo delle operazioni aziendali, contribuendo al successo e alla sostenibilità delle PMI.

Di seguito, vediamo come integrare non solo i processi amministrativi ma anche quelli contabili e legati alla gestione dei bilanci, spesso centrali nelle piccole e medie imprese.

Perché integrare i processi contabili e amministrativi?

Integrare i processi contabili e amministrativi nel sistema di gestione ISO 9001:2015 consente di:

• Ottimizzare le risorse grazie alla standardizzazione delle attività.
• Diminuire i rischi di errori finanziari e contabili con controlli sistematici.
• Facilitare gli audit interni ed esterni.
• Supportare decisioni strategiche con dati precisi e tempestivi.

Processi contabili e amministrativi più comuni da integrare

1. Gestione della contabilità generale

• Attività: Registrazione delle operazioni contabili, gestione del piano dei conti, tenuta del libro giornale e del libro mastro.
• Integrazione ISO 9001: Creare una procedura documentata che definisca regole e tempistiche per la registrazione delle operazioni, assicurando la riconciliazione periodica con estratti conto bancari.

2. Gestione della contabilità clienti e fornitori

• Attività: Registrazione delle fatture attive e passive, gestione degli insoluti, verifica dei saldi.
• Integrazione ISO 9001: Stabilire controlli periodici per verificare la correttezza delle registrazioni e introdurre indicatori per monitorare il rispetto delle scadenze (es. percentuale di fatture pagate entro i termini).

3. Chiusura e redazione dei bilanci

• Attività: Chiusura dei conti, predisposizione di bilanci infrannuali e annuali, calcolo delle imposte e redazione della nota integrativa.
• Integrazione ISO 9001: Definire un processo strutturato per le attività di chiusura contabile, prevedendo revisioni interne prima dell’approvazione del bilancio. Utilizzare check-list per garantire che tutti i passaggi siano completati.

4. Controllo di gestione

• Attività: Analisi dei costi, marginalità, budget e scostamenti rispetto agli obiettivi aziendali.
• Integrazione ISO 9001: Creare una procedura per il monitoraggio periodico degli indicatori finanziari (KPI) e un processo di revisione per analizzare gli scostamenti.

5. Gestione dei flussi di cassa

• Attività: Pianificazione della liquidità, controllo dei flussi di entrata e uscita, verifica della solvibilità aziendale.
• Integrazione ISO 9001: Integrare un processo di pianificazione e controllo dei flussi finanziari, con report periodici che includano previsioni e analisi di rischi legati alla liquidità.

6. Gestione degli adempimenti fiscali

• Attività: Calcolo e versamento delle imposte, preparazione e invio delle dichiarazioni fiscali.
• Integrazione ISO 9001: Documentare le scadenze e i controlli necessari per garantire la conformità normativa e ridurre il rischio di sanzioni.

7. Gestione della documentazione amministrativa e contabile

• Attività: Archiviazione di contratti, documenti fiscali e contabili, gestione delle certificazioni di bilancio.
• Integrazione ISO 9001: Implementare un sistema di gestione documentale che garantisca l’accessibilità e l’aggiornamento dei documenti critici, con revisioni periodiche per verificarne la correttezza.

Come integrare i processi nel sistema ISO 9001:2015

1. Mappare i processi contabili e amministrativi: Identificare tutte le attività, le responsabilità e le interazioni con gli altri processi aziendali.
2. Stabilire obiettivi chiari: Definire KPI per monitorare l’efficienza dei processi, come il rispetto delle scadenze fiscali o la riduzione degli errori contabili.
3. Redigere procedure operative: Documentare i passaggi chiave di ogni processo, garantendo la coerenza con i requisiti ISO 9001.
4. Integrare controlli di qualità: Applicare i principi del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) per migliorare continuamente i processi contabili e amministrativi.
5. Formare il personale: Garantire che i collaboratori coinvolti nei processi abbiano competenze adeguate e siano formati sulle procedure documentate.
6. Monitorare e migliorare: Utilizzare audit interni per verificare l’efficacia dei processi integrati e identificare eventuali aree di miglioramento.

Vantaggi dell’integrazione per le PMI

Integrare i processi contabili e amministrativi nel sistema di gestione ISO 9001:2015 offre numerosi benefici, tra cui:

• Maggiore trasparenza nei risultati economico-finanziari.
• Ottimizzazione delle risorse attraverso la standardizzazione delle attività.
• Riduzione dei rischi legati a errori o inadempienze fiscali.
• Supporto alla pianificazione strategica grazie a dati più affidabili e aggiornati.

Conclusione

Integrare i processi contabili e amministrativi nel sistema ISO 9001:2015 non è solo una questione di conformità, ma un’opportunità per le PMI di migliorare la gestione interna, supportare decisioni strategiche e rafforzare la propria competitività. Un approccio integrato consente di trasformare attività spesso percepite come “di routine” in veri e propri motori di efficienza e valore per l’azienda.

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