Controllo dei processi Contabili ed Amministrativi all’interno di un Sistema Qualità

Anche se negli anni sono state pochissime le aziende (in modo particolare le PMI) che hanno messo sotto controllo i processi contabili ed amministrativi, nell’ambito di un sistema qualità aziendale efficace, l’integrazione di questi processi riveste un ruolo cruciale.

Per qualche motivo strano, imprenditori e Responsabili Qualità hanno sempre considerato la gestione degli Euro qualcosa che non fosse importante. Eppure la ISO 9001:2015 ha introdotto la necessità di analizzare le aspettative degli stakeholders, e ditemi voi se proprietà, soci, banche, ecc… non badano ai soldi.

I processi di cui parlo oggi, non solo supportano la gestione finanziaria dell’azienda (l’ossigeno che serve alla tua azienda per vivere), ma influenzano anche la sua capacità di rispondere ai requisiti normativi, migliorare l’efficienza operativa e garantire una base solida per la crescita sostenibile.

Sono 15 anni che mi sgolo per sottolineare questi punti! Hai capito che non puoi farne a meno?

Aspetti fondamentali da mettere sotto controllo

Qui sotto ti elenco una serie di punti che devi considerare per mettere sotto controllo i processi contabili ed amministrativi.

Compresi questi sarai in grado di scrivere delle procedure, esattamente come quelle che hai già fatto per il tuo sistema qualità, e misurare le performance dei tuoi processi.

E non dimenticarti di fare gli audit interni!

1. Precisione e Completezza dei Dati Contabili:
   • KPI: Tasso di errori contabili, percentuale di documenti completi alla prima compilazione.
   • Motivazione: Dati accurati sono cruciali per decisioni informate e per garantire la conformità normativa. Monitorare la precisione e la completezza dei dati riduce il rischio di errori finanziari e di non conformità.
2. Tempistica e rispetto delle scadenze:
   • KPI: Percentuale di rispetto delle scadenze per la chiusura mensile/annuale, tempo medio di elaborazione delle fatture.
   • Motivazione: Rispettare le scadenze migliora la fiducia degli stakeholder e facilita una migliore pianificazione finanziaria. Monitorare questi tempi aiuta a identificare aree di miglioramento e ottimizzazione dei processi.
3. Conformità normativa e regolamentare:
   • KPI: Numero di non conformità rilevate durante audit interni ed esterni, tempo medio per risolvere le non conformità.
   • Motivazione: Mantenere la conformità normativa riduce il rischio legale e protegge la reputazione dell’azienda. Monitorare le non conformità aiuta a identificare pattern e aree di rischio da mitigare.
4. Efficienza dei processi amministrativi:
   • KPI: Tempo medio per la gestione delle pratiche amministrative, percentuale di processi automatizzati.
   • Motivazione: Processi efficienti riducono i costi operativi e liberano risorse per attività strategiche. Monitorare l’efficienza dei processi amministrativi permette di identificare opportunità di automazione e semplificazione.
5. Sicurezza e Gestione dei Dati Sensibili:
   • KPI: Numero di violazioni della sicurezza dei dati, tempo medio di risoluzione delle vulnerabilità.
   • Motivazione: La protezione dei dati aziendali è essenziale per la fiducia dei clienti e la conformità normativa. Monitorare la sicurezza dei dati permette di identificare e mitigare tempestivamente le vulnerabilità.

Conclusioni

Integrare i processi contabili ed amministrativi all’interno del sistema qualità aziendale non è solo una necessità operativa ma un’opportunità strategica per migliorare la performance complessiva dell’azienda.

Oggi ti ho regalato una consulenza pazzesca!

L’adozione di KPI mirati e il monitoraggio continuo consentono di mantenere elevati standard di qualità, ridurre i rischi e promuovere l’innovazione. Investire in una gestione efficace dei processi contabili ed amministrativi non solo supporta la crescita aziendale, ma rafforza anche la reputazione e la competitività sul mercato.

Contattami per avere ulteriori informazioni su come controllare i processi fondamentali per la tua azienda.

SCARICA GRATUITAMENTE IL LIBRO
CONTINUAVANO A CHIAMARLA QUALITA’

Ripercorri la storia della ISO 9001
e scopri tante tecniche per migliorare il tuo Sistema Qualità.
Scarica gratuitamente questo mio nuovo libro e poi dimmi cosa ne pensi.